Nästa år börjar IFRS-regler för icke-noterade bolag (K3) med stor sannolikhet att gälla. Även om det ännu inte är fastslaget exakt hur dessa utformas, (BFN har uttalat att det skall baseras på "IFRS for SME" och anpassas till ÅRL), kommer mer komplexa redovisnings- och värderingsfrågor att införas och upplysningskraven kommer att öka. - vilket också ökar kraven på affärssystem. När reglerna träder i kraft kommer även personer utanför ekonomifunktionen behöva rapportera in uppgifter i affärssystemet.

– Den lärdom vi kan dra av införandet av moms 2010, var att specifikationerna kom väldigt sent och då blir det ganska tufft för många företag att hinna förändra sitt beteende i tid, säger Thomas Widén, produktchef Microsoft Dynamics NAV.











Thomas Widén, Microsoft

Thomas Widén menar att ett problem som företag har är att de inte alltid hänger med i vilka nya regler som gäller och inte heller inför regelbundna rutiner för uppdatering av sina affärssystem. I slutänden kan det bli kostsammare att börja med "workarounds" än att uppdatera:

– Största misstaget många kanske gör är att låta regelförändringar passera och missa att det kommer en förändring. Eller att man tänker: ”Oj, vi har inte system för det här” och börjar med kringprocesser.

– När det gäller frågan om att fler kommer ett bli involverade i affärssystemet så är det en frågeställning som vi kontinuerligt tittar på: I ett modernt företag fattar i princip alla anställda beslut, men bara 15 procent har med affärssystemet att göra eller har beslutsunderlag från affärssystemet som stöd för sitt beslut. Vi vill involvera fler av medarbetarna i beslutsprocessen och hjälpa alla att förstå konsekvensen av sitt agerande.











Ludwig Stendahl, Grant Thornton

Ludwig Stendahl, verksam inom området Redovisning Stora Bolag hos Grant Thornton i Stockholm, menar att en viktig faktor för att lyckas anpassa sitt affärssystem till IFRS-reglerna (K3), är att inte bara fokusera på själva systemet.

– Det viktigaste är att sätta igång ett förändringsprojekt. Reglerna innebär inte sällan flera nya användare. Man måste säkerställa att man får in all rapportering, då räcker det inte med att bara byta affärssystem eller uppdatera det man har.

Tror du att nya IFRS-reglerna för onoterade bolag (K3) kommer att innebära att många behöver byta affärssystem?

– Jag skulle tro att väldigt många redan har informationen de behöver, men att de inte får fram den bara genom att trycka på en knapp. De kommer att behöva anpassa systemet och hitta nya sätt att få ut den information de behöver. Jag tror inte att alla företag behöver gå ut och köpa nya system, men man måste skapa nya rapporter i rapportgeneratorerna och ta fram nya rutiner för arbetet.

– Tidigare har företag kanske konstaterat att systemet varit omodernt och valt att byta ut sitt system och/eller kanske att modernisera sina processer, men det är sällan företag har behövt ta in fler personer som användare.

Just att fokusera på hur ett affärssystem ska användas i praktiken, är en viktig fråga för att få systemet att fungera. Ludwig Stendahl menar att företag ofta missar att tillräckligt utbilda alla de inom organisationen som ska använda affärssystemet. Enligt en undersökning som Grant Thornton utförde, där vd:ar i bolag med fler än 100 anställda svarade på frågor om bland annat sitt affärssystem angav bara 13 procent att rapporteringen var helt anpassad efter mottagarens behov. Men felet behöver inte ligga hos systemet menar Ludwig Stendahl:

– Jag skulle våga säga att de allra flesta har fullgoda system, men de har inte anpassat sina processer och sitt sätt att arbeta. Det kan fortfarande vara så att man kan få ut mycket relevant information, men kanske man upplever frustration för att det inte är så lätt som man tänkt sig.


Checklista för lyckat arbete med affärssystem
  • Kontrollera om systemstöd används på ett relevant sätt.
  • Kontrollera vilka delar av verksamheten stöds av systemen.
  • Är rutiner och processer anpassade efter systemen eller är det tvärt om?
  • Använd systemet till att räkna och fördela – kan manuella moment istället göras med hjälp av systemet?
  • Säkerställ inmatning – kan inmatning och kontroll vara mer automatiserad närmare källan?
  • Säkerställ användargränssnitten – stödjer gränssnitten användarna på ett effektivt sätt?

Källa: Grant Thornton