– Du har ett visst antal timmar som du ska använda till ett visst antal uppgifter. Det människor glömmer bort är att få struktur på sin tid. Istället för att strukturera upp sin tid efter vad som är viktigt så gör de jättelånga att göra- listor. Där finns det ofta saker som man vet är viktiga och som man vet att man skulle behöva sätta sig ner och fundera över, men det gör man oftast inte. Och det gör man inte därför att man tänker: Då måste jag först checka av en massa saker, för att få undan dem: ”Jag ska bara kolla mejlen”, ”Jag ska bara svara på det här”.

Problemet är att de små, korta sakerna som du tänkte att du skulle klara av snabbt ofta breder ut sig, så att tiden som du skulle lägga på din prioriterade uppgift krymper ihop och plötsligt är det dags för möte istället. Därefter är det dags för lunch, det sista du hinner göra innan dess är att kolla mejlen och så får du ytterligare några frågor att tänka på och uppgifter att ta itu med innan du kan börja med det du egentligen tänkt göra. Så är klockan tre och du börjar bli för trött, rätt var det är finns det mycket mindre tid kvar än du planerat. På det här sättet skapas arbetssituationen där du till sist sitter hemma i TV-soffan på kvällen och arbetar med den där viktiga rapporten om företagets IT-kostnader, fakturahantering eller vad det nu kan vara. Det som egentligen låg högst upp i din prioritering.

På det här sättet beskriver Petra Brask effektivitetskonsult på företaget Time 4U, de problem som splittrar mångas arbetsdag. I sitt yrke möter hon både personer inom företags ledning och anställda som brottas med frågan om hur de ska få tiden att räcka till. När CFOworld träffar henne är hon på väg från Coca Colas kontor i Stockholm, till FN:s kontor i Köpenhamn för att lära ut hur arbetsdagen ska kunna räcka till.

– De personer som jag träffar samlar sällan det som ska göras på ett ställe, de har några saker uppskrivna på post it-lappar, några på mejlen, någon lapp ligger kanske på nattygsbordet hemma. Problemet är att hjärnan bara kan ha sju till nio saker i korttidsminnet, du kan inte prioritera och hålla allt i minnet om du inte har det samlat på ett ställe. Är det inte samlat på ett ställe går hjärnan ut och fiskar efter det, men den får svårt att lägga ihop det. Därför upplever du det oftast som en sak till varje gång hjärnan påminner dig om något. Då växer det till att bli hjärnspöken och helt oöverstigligt, säger hon.

– Dessutom kan det ju vara saker som hänger med från privatlivet, som att frun eller mannen sagt: ”Kom ihåg att du ska titta på de där hyllorna efter jobbet”, då lägger det sig också till det man ska göra och får en att känna sig stressad.


Petra Brask är effektivitetskonsult, hon tipsar om att inte låta mailboxen sätta agendan

För att få en tydlig överblick över vad som faktiskt är ens arbetsuppgifter rekommenderar Petra Brask att göra en översyn av arbetsdagen och de timmar du har att lägga på jobbet.

– Du har några återkommande uppgifter som du gör varje dag, som du vet att du kommer att göra, sätt av den tid du behöver för dem. Sen har du säkert en hel del tid som går åt till möten, framförallt i Sverige är vi förtjusta i det, det finns inga andra länder där man har så mycket möten som här. Utöver det så vet du att du kommer att få en del oförutsedda uppgifter, mejl du behöver svara på, medarbetare som har frågor - allt det som är oplanerat, avsätt tid till att ta itu med just det. Sen har du din egen tid, när du ska planera, förebereda och genomföra de projekt som kanske egentligen är din huvudsakliga uppgift.

För att slippa få arbetsdagen upphackad och verkligen få möjlighet att lägga den tid som krävs på det som är din huvudsyssla rekommenderar Petra Brask att du planerar in tid för detta, gärna på förmiddagen när hjärnan är utvilad. Under den tiden bör du undvika att läsa mejl och om du ofta blir störd av andra i ditt arbete kan det vara att rekommendera att sätta sig avskilt, eller kanske arbeta hemma under den tiden på dagen.

– Mejl kan man kolla tre fyra gånger om dagen, helst inte för ofta. Det är inte din inbox som ska sätta din agenda.

Enligt Petra Brask är det vanligt att mer än halva tiden går åt till just möten och oförutsedda uppgifter. Därför är det viktigt att redan på förhand ha planerat hur lång tid dessa får ta, men också att faktiskt prioritera dem när de pågår och exemplelvis inte tala i telefon eller läsa mejlen under mötestiden.

– Dina viktigaste verktyg för att prioritera rätt är din att göra-lista och din kalender, de måste stämma överens med varandra.

Med en tydligare planering för vad som ska göras, till när, och på hur lång tid blir det också lättare att se hur många fler uppgifter du har möjlighet att ta på dig.

Petra Brask rekommenderar den som vill göra en effektiv tidsplanering att avsluta veckan med att skissa upp en planering inför nästa vecka samt se tillbaka på den gångna veckan och reflektera hur det har gått.

– Och det bör man göra på fredagen, när man fortfarande har veckan färskt i huvudet.

För att lyckas sprida en kultur av att planera, prioritera och undvika stress är det viktigt att chefen själv lever efter dessa principer, menar Petra Brask. Gör han eller hon det blir det tydligt för medarbetarna hur de förväntas lägga upp sitt arbete. Hon påpekar också vikten av att vara ledig när man är ledig, att låta hjärnan vila upp sig och ladda batterierna.

– Din arbetsgivare köper kanske din tid, men det handlar inte bara om kvantitet, utan också om kvalitet. Om du ska fungera på bästa sätt måste hjärnan kunna varva ner och skilja på arbete och ledighet.

Petra Brasks fyra steg för en mer effektiv arbetstid:

1 Rensa upp i din inkorg
Se till att ha en enkel struktur. Försök hantera allt som kommer in i: ”Göra”, ”Spara” och ”Kasta”, se till att din inkorg är tom. Sitter du med tusen mejl, skapa en mapp som heter ”inkorg 2010”, lägg dem där så kan du ju söka efter mejl om du behöver det. Inkorgen är en brevlåda, inte en telefon, i vanliga fall står du inte och väntar vid din brevlåda för att se om det kommer något, gå dit tre- fyra gånger om dagen. Det är din kalender och din att göra-lista, inte din inkorg som ska bestämma vad du arbetar med.

2. Starttider
Se till att du avsätter tid för dina längre arbetsuppgifter, annars är det dessa som får stryka på foten när annat kommer emellan. Hjärnan tänker i bilder, när du sätter en deadline är det den som fastnar i hjärnan och som gör oss stressade. När du sätter en deadline, räkna bakåt och se när du kommer att behöva börja arbeta med detta projekt och sätt en starttid också.

3.Koncentrationstid
Se till att du någon gång under dagen får fokusera på en sak i taget, stycka av en timme eller en halvtimme, gärna under förmiddagen och fokusera på en arbetsuppgift

4. Reflektera och planera
Se tillbaka på veckan som gick under fredagen, se var du prioriterade bra och var det gick mindre bra, reflektera över hur mycket tid som gick åt till de olika uppgifterna. Ta också tid i slutet av veckan till att blicka framåt, planera för det som kommer att hända och för in det i din kalender och att göra-lista.

-------------------------------------------------------------------------------------------
Petra Brask om att: Tid är som ekonomi
Det handlar om att förvalta sina tillgångar, se till att du får ihop Debet och Kredit. De timmar du har under en arbetsvecka ska gå jämnt ut med dina viktigaste arbetsuppgifter. Om du ständigt hamnar på minus, så behöver du stanna upp och reflektera över hur du förvaltar dina tillgångar. Gör en uppskattning av vad du vill att din tid ska räcka tillför. Gå igenom dina arbetsuppgifter och hur mycket tid du tror de tar (om du är tidsoptimist kan du dubbla tiden) Räkna in hur mycket tid du behöver för oförutsett under din arbetsvecka (sånt du vet om men inte vet när i tiden det dyker upp). Räkna in de möten du har och de rutiner du har. Har du fortfarande tid över för alla dina arbetsuppgifter på din uppgiftslista? Om inte, prioritera. Är det något möte som ska bort? Är det något som du kan delegera? Vilket bör du göra först? Boka in tid för uppgifter som tar mer än 20 minuter att göra i din kalender.

Vill du ställa en fråga till Petra Brask? Skriv en kommentar i fältet nedan eller mejla henne på:
petra.brask@time4u.se