I idealfallet skulle en implementering av ett nytt affärssystem åtföljas av kontinuerlig utbildning av användarna och en utvärdering av hur det nya systemet levt upp till de krav kunden hade innan. Det menar Henrik Frimodig ansvarig för affärssystemstjänster på KPMG.

– Det finns egentligen två aspekter till att utbildning behövs. Dels ur systemhänseende: systemet fortsätter att utvecklas, det kommer nya versioner och nya funktioner. Väldigt många kunder uppgraderar kontinuerligt, men de lär sig inte använda de nya funktionerna, utan sitter kvar och arbetar på samma sätt, de använder inte de nya verktygen som de faktiskt har fått. Då betalar man underhållspengar utan anledning för funktioner man inte använder.

– Och dels ur personalens synpunkt: När systemet är nytt lägger företaget ner mycket tid på utbildning, kanske fem, sex, ända upp till tio dagar per person. Men när sen en ny person kommer in får denne ingen lärarledd utbildning, utan får sitta med och lära sig av någon kollega. Under tiden kan det lätt bli att kunskaperna om systemet tunnas ut, när fler lär sig genom att sitta med.

Men hur vanligt är det att företag håller kontinuerliga utbildningar för affärssystemet?

– Tyvärr är det väl inte så vanligt. Det är förståeligt, det tar ju tid. Kanske tycker många att det är viktigare att personalen får utbildning i nya redovisningsregler om det är en ekonomiavdelning. Att man väljer bort det återspeglas också i att många i utvärderingar säger att systemet är svårt att använda, säger Henrik Frimodig.

Han menar också att något som skulle kunna minska problemen som användarna upplever med affärssystemet skulle kunna avhjälpas med bättre kommunikation gentemot förvaltningsorganisationen.

– När inga uppdateringar eller ändringar sker är det oftast inga problem. Så kommunikation om när man ska genomföra detta är avgörande för förvaltningen. För ekonomiavdelningar är det nästan alltid en arbetstopp i början av månaden, gör man ändringar då, när det är väldigt mycket aktivitet i systemet, då blir det störningar

En annan viktig del av arbetet efter själva implementeringen är att utvärdera hur pass väl det nya systemet levererat det som kunden ville uppnå med bytet. I efteranalysen kan företaget också utvärdera hur själva projektet drivits, både från deras eget och från affärssystemsleverantörens håll.

– Har du gjort ett business case inför bytet av ditt system bör det inte vara så svårt: Vad har vi tjänat på det här? Var har vi fått ut förväntade vinster och nytta? Och var har vi inte fått det?, säger Henrik Frimodig.

– Säg att du har gjort ett business case där du sagt att inom logistik ska vi tjäna 100. Är skillnaden 10 av 100 så märker du det, men är det 85 av 100 är det inte säkert att du upptäcker det utan uppföljning.

Enligt honom är både leverantörer och kunder av affärssystem inte benägna att prioritera uppföljningsarbetet. När systemet väl är på plats fokuserar man hellre på nya uppgifter.

– Även leverantörerna borde vara intresserade av analysen, för att visa att man kan tjäna pengar genom att använda deras lösningar.

Checklista: fallgropar inom efterarbetet

  • Ingen färdig förvaltningsorganisation
  • Inga förvaltningsprocesser
  • Ingen projektuppföljning
  • Ingen fortbildning för användare

Detta är tredje delen i en serie på tre, de tidigare artiklarna finns länkade nedan.