– Främst ska man svara korrekt på alla frågor och undvika att säga fel. Man ska veta sina rättigheter och sina skyldigheter också, säger Göran Alvemalm, skattejurist och partner på Grant Thornton, som i dagarna hållit i ett seminarium om hur företag som hamnar under revision av Skatteverket ska bete sig.

– Min erfarenhet är att många gör precis som Skatteverket säger, man lämnar ut alla papper och svarar på alla frågor, fast man inte behöver göra det. Det man ska svara på är frågor som handlar om skatten.

Enligt honom har många företag för lite kunskap om vad de faktiskt är skyldiga att lämna ut. När (och om) man får besked om att Skatteverket vill göra en kontroll är det viktigt att vara väl föreberedd: att ha kontaktat sin revisor, identifierat eventuella risker, ställt sina papper i ordning, instruerat sin personal och utsett en eller max två personer som ska sköta kontakten med Skatteverket.

Vad tror du är det vanligaste misstaget som företag gör i dessa situationer?

– Att man pratar för mycket, man svarar på frågor som man inte behöver svara på, som: ”Varför har ni gjort det här avdraget?” ”Vaddå, det har vi gjort i alla år”. Det tror jag är det vanligaste felet. Det är därför man alltid ska ta frågorna skriftligt, då får man tid att sätta sig ner och gå igenom dem innan man svarar, då blir svaret exakt och inte ungefärligt.

Göran Alvemalm rekommenderar att vd eller ekonomichef agerar kontaktperson, eller i vilket fall någon som står nära verksamheten och kan svara på frågor om bokföring och andra ekonomiska förehavanden.

Han tipsar om tre viktiga förhållningsregler för hur kommunikationen med Skatteverket bör skötas:

  • 1. Utse max två personer som ska sköta alla kommunikation.
  • 2. Be att få alla frågor skriftligt, det har ett företag rätt till, och besvara dem skriftligt.
  • 3. Ta in hjälp utifrån, exempelvis från revisorn, att besvara frågorna.

– Om man svarat muntligt kan man be att få tjänsteanteckningar från mötet, som man får godkänna. Det är Skatteverket skyldiga att tillhandahålla.

Enklaste sättet att slippa obehagliga överraskningar från Skatteverket är förstås att arbeta förebyggande och vara uppmärksam på områden där det lätt uppstår felaktigheter, som moms vid internationell handel, överlåtelse av verksamhet och tjänster mellan koncernbolag.

Förebyggande åtgärder:
Kontrollera underleverantörer
Detta gäller i synnerhet inom byggbranschen, särskilt om de är utländska företag, då är risken att de gjort fel ännu större. Då blir det ännu viktigare att kunna kontrollera att de har korrekta uppgifter för exempelvis momsregistrering

Rätt fakturautformning
Kontrollera att fakturorna uppfyller lagens krav. ”Det man oftast missar är kraven att redovisa VAT-numret vid internationella transaktioner, eller att man inte anger vad man sålt för tjänst”.

Ha alltid skriftliga avtal
”Det som Skatteverket tittar på måste överensstämma med verkligheten, det är inte alltid avtal gör det, för att de är gamla och man har ändrat sitt förfarande under tiden”. I vissa branscher använder man inte avtal lika ofta utan hänvisar till generella regler, vilket kan bli problematiskt.

Dokumentera
Se till att all bokföring är tillgänglig och korrekt.

Ha en utomståendes perspektiv
Granska verksamheten utifrån. ”Lek skatteverk: vad skulle de säga? Vet man att Skatteverket skulle komma fram till att något inte är bra, då är det nog inte det”.