En allt mer mogen marknad för outsourcing av ekonomi- och redovisning (FAO) har drivit utvecklingen av serviceförmågan hos leverantörer. Därmed ökar CFO:ernas kundtillfredsställelse med sina outsourcing-avtal. Detta enligt studien 2010 FAO Service Provider Performance Satisfaction

Resultatet av EquaTerra’s nyligen avslutade studie ”2010 FAO Service Provider Performance Satisfaction” visar att 86 procent av deltagarna i undersökningen uppgav att FAO ”avsevärt” eller ”måttligt” bidragit till att positivt uppfylla de primära kraven

I marknadsundersökningen intervjuades ekonomichefer och deras direkt- rapporterande, aktivt involverade medarbetare i att hantera sin organisations outsourcade Financial & Accounting processer (FAO). Studien omfattade 110 FAO-kontrakt, av dessa omfattar mer än 90 de organisationer inom såväl privat som offentlig sektor över hela världen som spenderar mest på Financial & Accounting (F & A). Ett totalt årlig kontraktsvärde på över 1 miljard dollar utvärderades. Men hur ska ekonomichefer vara säkra på att de maximerar kostnadsbesparingar, kvalitet och innovation genom sina outsourcing-avtal?

FAO – krav och kundtillfredsställelse

Som visas i figur 1, har 92 procent av respondenterna angivit att den viktigaste drivkraften för både historiska och framtida FAO -ansträngningar är att uppnå kostnadsbesparingar.Medan kostnadsbesparingar är högsta prioritet för de ekonomichefer som deltar i studien, dominansen av ”offshore leveranser” medger i allmänhet att kostnadsmålen ska uppnås under de första ett till tre åren av kontraktets livscykel, genom minskade kostnader för utfört arbete och inledande konsolidering. Således tar kunder kostnadsbesparingar för givet. På andra plats i rangordningen ligger kvalitetsförbättring som drivkraft. Även om kvalitetsförbättring var långt ifrån kostnadsbesparing i ranking, uppvisade kvalitetsförbättring också den största skillnaden mellan historiska och framtida outsourcingmål (13 procents skillnad ). När marknaden nu mognar har ekonomichefer blivit klart mer intresserade av de kvalitetsfördelar som olika tjänsteleverantörer kan uppvisa än att bara sänkta kostnader. För att uppnå ett positivt business case, med en relativ kort återbetalningstid, har kvalitetsförbättring, ökad produktivitet och innovation över tiden fått en allt mer framskjutande drivkraft. Här kan du som CFO utmana tjänsteleverantörerna redan under upphandlingen på vilket sätt leverantören kan stödja dig i det långsiktiga förändring och utvecklingsarbetet.

Nya områden för innovation i FAO

Utvecklingen inom informationsteknik har hitintills inneburit den största nyttoeffekten av omvandlingen för F & A organisationer, enligt studien. De leverantörer som ligger högst i värdekedjan kännetecknas av att hjälpa sina kunder att fylla luckorna i funktionalitet genom utökning av verktyg, gränssnitt samt verktyg för omvärldsbevakning och portaler. Dessa verktyg tillför mervärde utöver den inledande ”offshoringen” och konsolideringsbesparingar. Outsourcingen utökar fördelarna genom att behålla personal, och ge ekonomichefer möjlighet att tydligt visa på fördelarna med outsourcing till sina operativa kollegor. De frigör även tid för CFO, vilket ger denne möjlighet att fokusera på mer strategiska aktiviteter. Vartefter som FAO-marknaden har mognat, har tjänsteleverantörer i det övre segmentet gjort tunga investeringar i vertikala branschlösningar. Som en följd av detta har de utvecklat ett processkunnande som gör det möjligt för dessa tjänsteleverantörer att bli allt mer värdefulla för ekonomichefer genom att leverera ett bredare utbud av tjänster.
Både kunder och leverantörer har en roll att spela genom att uppnå löpande förbättringar och innovationer. Ekonomichefer kan inte bara skriva ett outsourcingavtal, för att sedan sitta och vänta på att omvandlingen ska inträffa. På samma sätt kan tjänsteleverantörer inte vänta med att genomföra transaktionerna och tro att man är garanterad avtalsförlängningar. Ansvaret för att driva innovation och förändring är gemensamt.

Följande rekommenderar jag som praxis för ekonomichefer som vill maximera nyttan av FAO.

  •  Fokus på mål för förändringen och leverantörs förmåga under urvalsprocessen
De flesta leverantörer kan säkerställa kortsiktiga mål för kostnadsreduktion, men valet av leverantör bör grunda sig på potentialen för en mer långsiktig förändring. För att uppnå en bred organisatorisk buy-in, hanteras besluten av val av leverantör som om alla funktioner är skapade lika. Till exempel ges leverantörsskulder samma vikt som Key Account och orderhantering, även om processerna bakom dessa rutiner kan skilja sig mycket i fråga om komplexitet och affärsrisk. Förmågan hos tjänsteleverantörer kan också variera mycket i form av föreslagna lösningar och kompetensen att uppnå avsedda förändringar. Även om inte alla förändringar genomförs direkt. Som CFO bör du utmana tjänsteleverantörer i gemensamma utvecklingssessioner för att ge dem möjlighet att visa sin process- och transformationsexpertis och för att betygsätta dessa kriteria mer ingående under utvärderings-och urvalsprocessen.

  • Fortsätt att driva standardiserade it-system och processer inom er egen organisation
FAO leverantörer tillhandahåller allt större omfattning standardiserade processer baserade på SAP:s eller Oracles plattformar, och båda dessa mjukvaruföretag gör investeringar som underlättar integrerade processer i Shared Servicemiljöer. Kunderna är i en bättre position att utnyttja investeringen i verktyg och teknik om deras system är mer standardiserade och mindre anpassade. Likaså är kunder i en bättre position att dra nytta av sin investering i vertikala branschlösningar om mer standardiserade processer tillämpas.

  • Utmana er egen oförändrade organisation

Efter ett FAO: s initiativ kan den kvarvarande organisationen har en tendens att bli för fokuserad på det förflutna - kontroll av resultat och uppnådda mål. Det finns också en naturlig tendens att behålla onödig komplexitet. Arbeta med din leverantör för att säkerställa att verktyg och processer är gemensamma i hela organisationen. Ge samma incitament och mekanismer för ständig förbättring och Service Level Management som är inneboende i de funktioner som har övergått till din leverantör. Var också beredd att göra ytterligare förändring efter att den initiala fasen har stabiliserats. Alltför ofta blir den kvarvarande organisationen utmattad av övergången och ovillig att återigen öka ”bullernivåmätningar” hos interna kunder.

  • • Utnyttja innovationsråd

Dessa kan vara kvartals-, halvårs- eller årsvis och fokuserar vanligen på marknadssituationen, trender inom industrin och annan relevant information som uppdateringar, teknik, demonstrationer av lösningar och studiebesök. Utnyttja också kontakter med andra köpare för att få ytterligare information om vad som händer i just din bransch, andra vertikala industrier och inom outsourcingindustrin.

Slutsats
Marknaden för FAO är stark och växer, och tillfredsställelsen från CFO:er ökar stadigt, ofta högre än i andra outsourcing-områden som informationsteknik och HR. Emellertid utmanas såväl ekonomifunktioner som tjänsteleverantörer att vidmakthålla den energi som har uppnåtts genom ”offshoring” och konsolidering av transaktionsprocesser. Kunderna har förväntningar om ökad kvalitet och innovation, men dessa kan endast uppnås genom en gemensam ansträngning som direkt syftar till innovation och ständig förbättring.

Om skribenten: Carl-Henrik Hallström är Head of Sourcing Advisory på KPMG (Incorporating EquaTerra).