Trots sin storlek är kostnadsposten köpta varor och tjänster ofta rätt anonym. Det är inte ofta kostnadsposten köpta varor och tjänster diskuteras på företagets ledningsmöten. Än mindre i styrelserummen.

Vilda inköp - ett kostsamt problem
För att hantera inköpen professionellt och på bästa sätt för företaget finns Inköpsfunktionen. Den kan vara organiserad på olika sätt beroende av hur företagets verksamhet ser ut och hur företaget är organiserat. Ett tråkigt konstaterande är att i genomsnitt 30 procent av inköpen görs utan inköpsfunktionens deltagande och utanför befintliga avtal och fastställda inköpsrutiner - så kallade ”vilda inköp”. Dessa inköp kostar företaget stora pengar:

  • Högre inköpspris/-kostnader än om de skulle ha gjorts med inköpsfunktionens deltagande.
  • ”Obehörig personal” lägger ner arbetstid på att själva söka produkter/tjänster.
  • Skapar ökade transaktionskostnader – från beställning till betalning.

Undersökningar visar att de vilda inköpen i genomsnitt kostar företaget uppemot 40 procent mer än om de gjorts rätt. Merparten av de ”vilda inköpen” finns inom området ”indirekt materiel och tjänster”. Ett av grundproblem är att skapa förståelse för skillnaden mellan pris och kostnad.

Att det görs vilda inköp kan inte alltid skyllas på personerna i fråga, utan slår ofta tillbaka på inköpsfunktionen. Man har inte gett tydlig och lättfunnen information om vad som gäller när ett behov av en vara eller tjänst uppstår ute i verksamheten. Något som Inköpschefen och ytterst företagsledningen kan göra någonting åt.

För följsamhet krävs tydlighet
Ett viktigt ansvar som Inköpschefen har är att se till att alla i företaget på ett enkelt och pedagogiskt sätt får tillgång till information om hur inköp ska göras för olika typer av varor och tjänster. Det handlar om att skapa en Inköpshandbok enkelt åtkomlig för alla på företagets intranät.

Många företag har idag inköpshandböcker i betydelsen att man samlat in information som rör inköp i en fysisk pärm eller gjorts åtkomlig via företagets intranät. Men oftast är informationen enbart riktad till företagets inköpare.

Information om hur medarbetarna ute i verksamheten ska bete sig i olika situationer när det uppstår ett behov av en vara eller en tjänst är det, är det sämre ställt med.

Lösningen är att skapa en målgruppsanpassad inköpshandbok med information till alla medarbetare i företaget. Inköpshandboken ger Inköpschefen, och indirekt företagsledningen, möjlighet att löpande styra inköpsverksamheten på ett effektivt sätt.

Framtagning av en inköpshandbok innebär att samla in befintlig kunskap/information, strukturera den, komplettera och förankra den ute i verksamheten. Därefter ska innehållet, utifrån en målgruppsorienterad struktur, förmedlas till företagets alla medarbetare.

Ett exempel på målgruppsanpassning kan vara att man paketerar informationen i tre avdelningar med tydliga avgränsningar:

  • Vår inköpsverksamhet: Denna avdelning riktar sig till alla i företaget. Här får man svar på alla principiella frågor som rör inköpsverksamheten. Exempel på innehåll kan vara Inköpspolicy, Regler för inköp, Inköpsbehörigheter, Affärsetiska riktlinjer, Miljöpolicy, Roller/Ansvar etcetera.
  • Beställa: Även denna avdelning riktar sig till alla. Här får alla en tydlig information om exakt vad som gäller när behov av en vara eller tjänst uppstår. Genom en enkel sökstruktur ges informationen om vad som finns att välja på inom inköpskategorin, vilka leverantörer som är godkända att beställa ifrån, vilken behörighet som krävs och hur man konkret gör för att beställa. Tydlighet till 100 procent.
  • För Inköpare: Denna avdelning riktar sig enbart till de som jobbar med inköp i företaget. Här beskrivs företagets inköpsprocesser med olika typer av ”stödverktyg” som behövs för att göra inköp. Exempel på sådana stödverktyg är olika typer av mallar för till exempel offertförfrågan, leverantörsbedömning, offertutvärdering, olika avtalstyper etcetera.