Den i särklass största kostnadsposten inom flertalet företag är köpta varor och tjänster från externa leverantörer. Storleksmässigt varierar den kraftigt mellan olika branscher. För renodlade tjänsteföretag som till exempel bemanningsföretag, finans-/bankverksamhet, konsultbolag och utbildningsbolag uppgår andelen köpta varor och tjänster ofta till mindre än 10 procent av totala kostnaderna. En ytterlighet åt andra hållet är handelsbolag där den ofta uppgår till mer än 90 procent. Genomsnittligt för alla typer av branscher uppgår den till ca 60 procent av totala kostnadsmassan.

Hur inköpen styrs har alltså en avgörande betydelse för företagets lönsamhet. Konstaterandet stärks av att en sparad inköpskrona återfinns till 100 procent i företagets resultat. Vikten av att inköp bedrivs på ett effektivt och planerat sätt accentueras av en allt starkare fokusering på kärnverksamhet i företagen. Icke kärnverksamhetsrelaterade delar outsourcas vilket innebär att andelen inköp ökar.

Ett antal undersökningar visar att kunskapen om hur stor kostnadsposten för inköp är i det egna företaget är mycket låg bland beslutsfattare. Något som naturligtvis är alarmerande.

Styra och följa upp
Att det finns potentialer för kostnadssänkning inom inköp har påvisats i ett antal genomförda benchmarkingstudier. Kostnadssänkningar på nivån 10 procent totalt sett har visat sig klart möjliga. En grundförutsättning för att nå detta är att ta ett helhetsgrepp på inköpen och styra och följa upp dem löpande på ett effektivt sätt. Något som är förbisett i många företag. Det yttersta ansvaret för inköpsverksamheten i företaget har Inköpschefen (CPO). Översatt i sjöfartstermer är CPO:n Inköps Befälhavare. På fartyg finns utöver Befälhavaren en Styrman som lotsar fartyget fram på rätt kurs mellan grynnor och skär. Så bör även vara fallet inom ett företags inköpsverksamhet där Styrmannen utgörs av en inköpscontroller.

Insikten om att en inköpscontroller behövs har ökat under senare år och det blir allt vanligare att företag inrättar denna typ av tjänst. Detta har hitintills framförallt skett inom handelsbolag där inköpen är en del av själva kärnverksamheten. Men en inköpscontroller är helt klart motiverad även inom andra branscher.

Inköpscontrollern ges ett övergripande ansvar för inköpsplaneringsprocessen, budgetering av inköp, uppföljning av nyckeltal, kapitalbindning samt löpande ansvar för att analysera inköpsverksamheten. Inköpscontrollern skall vidare utveckla analysmetoder och signalsystem för mätning/uppföljning. Han eller hon skall även driva på förbättringsarbetet och följa upp resultat.

Några exempel på konkreta arbetsuppgifter för inköpscontrollern:

• Ledning och utveckling av intern inköpsrapportering
• Definiera och löpande följa upp nyckeltal/KPI:er (Key Performance Indicators) inom inköp
• Bistå CPO:n och Kategoriansvariga inom inköpsavdelningen
• Utarbeta inköpsbudget och prognoser
• Koordinering mellan Inköp och Ekonomi
• Omvärldsbevakning – underlag för inköpsstrategier
• Mäta processeffektiviteten inom inköp
• Utveckla och arbeta med "early warnings"-system för inköp

Organisatoriskt tillhör inköpscontrollern oftast Inköp men kan likaväl rapportera direkt till CFO.

En nödvändig utgångspunkt för inköpscontrollerns arbete är att ha genomfört en spendanalys. Denna visar aktuella inköpsdata såsom inköpsvärden, antal leverantörer och antal leverantörsfakturor nedbrutna i en struktur av inköpskategorier representerande olika typer av varor och tjänster som företaget köper.
En annan dimension är att fördela inköpsdata per organisatorisk enhet i företaget. En sådan nedbrytning av inköpsdata skapar företagets ”köpbild” och utgör ett tydligt underlag för att identifiera var det finns möjligheter att effektivisera och sänka kostnader samt definiera konkreta effektiviseringsmål att styra mot.
Tidshorisonter och resursinsatser för att ta hem uppskattade potentialer varierar mellan olika inköpskategorier. Vissa kan vara kortsiktiga medan andra är mer långsiktiga. Prioriterade inköpskategorier att börja med är sådana där det är uppenbart att man snabbt kan nå resultat eller där köpvärdet är stort.

Kategoristyrning
som arbetssätt
Ett arbetssätt för att nå kostnadseffektivitet inom inköp är att införa kategoristyrning (Category Management), något som tillämpas i allt fler företag. Med kategoristyrning menas ett definierat och samlat inköpsansvar för varor/tjänster som kan köpas från en och samma leverantörsmarknad.

Det handlar om att per inköpskategori välja en optimal leverantörsportfölj och utveckla samt vårda den så att den besparingspotential och de mervärden som finns löpande kan realiseras. Det viktiga grundarbetet tar sin utgångspunkt i hur inköpskategorin hanteras i dagsläget, vilka inköpsvärden, antal leverantörer som gäller och hur leverantörsmarknaden ser ut etc. Därefter arbetar man vidare steg för steg till dess implementeringen är klar och mätning/uppföljning kommit igång. Kategoristyrning beaktar möjliga kostnadsbesparingar i tre dimensioner: Produkt, Process och Pris – "de tre P:na".

Kategoristyrning förenklar att sätta tydliga mål och definiera KPI:er nedbrutet till en konkret nivå och fördelat på ansvariga inköpare. Detta gör det lättare för inköpscontrollern att löpande följa upp resultat, analysera och vid behov föreslå korrigerande åtgärder.

Genom att tillämpa kategoristyrning finns det konkreta exempel på kostnadssänkningar på upp till 30-40 procent för enskilda inköpskategorier. Dessa nivåer har framförallt nåtts inom inköpsområdet ”Indirekt materiel och tjänster”. Med kategoristyrning som arbetssätt ökar kravet på att inköpskostnader måste kunna följas upp mot en stringent kontoplan. Inköps- och ekonomifunktionen i företaget måste därmed närma sig varandra och samverka på ett mer planerat sätt än tidigare. Här har inköpscontrollern en viktig uppgift att fylla som ”kitt” mellan Inköp och Ekonomi.

Det finns undersökningar (bland annat A.T Kearney, European Spend Management Study 2011) som visar att i genomsnitt ca 30 procent av inköpen i ett företag görs utan inköpsfunktionens inblandning och utanför tecknande avtal. Utöver att inköpen då görs till högre inköpskostnader än om de skulle ha gjorts med inköpsfunktionens deltagande, läggs det ner en massa tid av medarbetare som istället borde göra det de är anställda för. Merparten av ”vilda inköp” finns inom området ”Indirekt materiel och tjänster”. En av utmaningarna att stävja vilda inköp är att få företagets ledning och medarbetare att ändra sina attityder och sitt inköpsbeteende. En annan pedagogisk uppgift är att skapa förståelse för skillnaden mellan pris och kostnad. Här har inköpscontrollern en viktig uppgift att fylla.

Det finns alltså uppenbara skäl till att företag inrättar funktionen Inköpscontroller om de inte redan har det. Det är en är investering som har en extremt kort återbetalningstid.

I det lite längre perspektivet kan inköpscontrollern spela en avgörande roll för företagets lönsamhet, konkurrenskraft och överlevnad.