Thomas Svahn
Thomas Svahn, regionchef och senior konsult på Advectas
Som leverantör av Business Intelligence-projekt reflekterar jag ibland över vad det är som gör att ett projekt bli lyckat eller inte.
För det mesta går det väldigt bra i projekten och kunderna är nöjda, men ibland går det inte riktigt som det är tänkt. Det finns säkert minst 1000 olika skäl till det, men ett genomgående tema verkar vara att kund och leverantör har olika förväntningar när projektet startar.

Upplevd kvalitet är en konsekvens av slutresultat minus kundens förväntan. Om talet är positivt är kunden nöjd. Om talet är negativt är kunden missnöjd. Det spelar ingen roll hur fantastiskt slutresultatet är om kunden hade förväntat sig mer, eller kanske till och med något helt annat än vad som levererades.

Och det gäller oavsett om förväntningarna från början var realistiska eller inte. Att ha rätt förväntningar in i ett projekt är båda parters ansvar, men givetvis är ändå huvudansvaret leverantörens.
Som leverantör har vi huvudansvar för att sätta rimliga förväntningar på vad det går att åstadkomma med givna förutsättningar i form av sammanhang, tid, resurser och så vidare.

Vad styrs då kundens förväntningar av? Det kan exempelvis bero på kundens mognadsgrad inom BI-området. En kund som varit igenom ett antal iterationer av BI-utveckling har en större förståelse för vad som kan åstadkommas och vet dessutom hur en bra och tydlig beställning görs. Om så inte är fallet är det leverantörens skyldighet att guida i processen.

Min upplevelse är också att förväntningarna sätts väldigt mycket under själva upphandlingsprocessen, när vi kommer överens om vad som skall göras, hur det skall göras och så vidare. Här finns det naturligtvis en risk att leverantören gärna lovar lite extra, speciellt om upphandlingen sker i konkurrens. Detta leder till att kunden kan få orealistiska förväntningar på vad projektet sedan kan leverera. Återigen är detta leverantörens huvudansvar men även kunden har ett ansvar att särskåda och värdera säljarnas presentationer.

Det finns ett par grundförutsättningar som absolut bör vara på plats för att projektet skall kunna levereras med hög kvalitet och ett lyckat resultat:

• Att kunden har gjort en ordentlig förankringsprocess så att olika roller är överens om vad som skall åstadkommas och vad man skall ha det till.

• Att hemläxan är gjord. Att styrmodellen är genomtänkt, att dimensioner och mätetal verkligen är definierade. Erfarenheten säger att dessa frågor måste dras ett antal varv i organisationen innan de är ordentligt genomarbetade.
Är bara dessa grunder på plats, vilket tyvärr inte alls är fallet, kommer resan att bli mycket enklare.

Men vad kan då du som CFO och kund göra för att du i slutänden skall bli så nöjd som möjligt med ditt BI-projekt?

Här är 6 tips:

• Bli en bra beställare Med mer kunskap och en bättre förståelse så ökar du din egen möjlighet att agera som en bra beställare. Då lär du dig vilka krav som är rimliga och vilka som bara kostar en massa pengar men kanske inte ger så mycket resultat.

• Engagera dig! Ta ansvar för ditt projekt och om inte du själv hinner se till att du delegerar till människor som förstår vad du är ute efter, som har rätt kompetens för uppgiften och, inte minst, har tid att lägga på projektet.

• Kräv frekvent kommunikation och avstämning samt löpande uppdatering och avrapportering. På så vis bidrar du till att förväntningar från kund och leverantör synkroniseras. Ett tyst projekt är ett dåligt projekt och ett säkert tecken på att distansen mellan leverantör och kund är för stor.

• Se till att få med de verksamhetsanvändare som skall använda lösningen in i projektet. Det har sagts många gånger förut och måste tyvärr sägas igen: BI-projekt är inga rena IT-projekt. Användarna måste engagera sig i kravställningen och vara med som bollplank under utvecklingen. Sen skall de naturligtvis vara med och kvalitetssäkra siffrorna innan lösningen godkänns. Det är ju dessa personer som förstår verksamheten bäst och som därför kan avgöra vad som är rätt och fel, användbart eller inte användbart osv.

• Ha förtroende för din leverantör. Din leverantör har säkert gjort detta många gånger förut och kan komma med kloka råd om vägval. Min erfarenhet är att projekt där det finns ett bra samarbete och en bra stämning mellan kund och leverantör är de mest lyckade projekten och faktiskt också de som går i mål till lägst kostnad. Dessutom blir det roligare på jobbet!

• Billigast är inte alltid billigast. Stora upphandlingar kunder utvärderar många leverantörer är säkert bra och ibland helt nödvändiga. Men när kravlistorna sammanställs och leverantörerna utvärderas efter en mängd olika parametrar, tänk då på att det ändå alltid kommer att finnas ett stort tolkningsutrymme. Beroende på hur leverantören tolkat uppdraget så kommer de att bedöma att det tar olika mycket tid att genomföra. Min erfarenhet är att det är först en bit in i projektet som förväntningarna är helt synkade och leverantören verkligen förstår vad som skall åstadkommas. Så ge din leverantör ordentliga förutsättningar att göra rimliga och ärliga tidsuppskattningar för det som du vill ha. Ett sätt kan vara att testa leverantören med någon mindre insats innan ni drar igång det stora strategiska projektet.