När vi gick igenom resultaten från vår senaste läsarundersökning var svaret entydigt: Dagens CFO har för många uppgifter på agendan och för få timmar på dygnet.

Att lösa den ekvationen är ingen enkel uppgift. Men även om du inte kan utöka antalet timmar på dygnet kan du göra en hel del för att få mer ordning och bättre struktur på din tillvaro.

Maria Breitholtz Söderström är effektivitetskonsult och driver företaget Timefinder. Hon menar att mycket handlar om att ta ett aktivt beslut för hur man väljer att använda sin tid.

– Det är alltid svårt att ge generella råd, men i grund och botten handlar det om försöka prioritera och fokusera på en sak i taget. Stäng ner mejlen ibland. Sitter du på ett möte, var närvarande. Och var inte rädd för att delegera.

Att skriva listor är ett vanligt förekommande tips för att få ordning och struktur på sin tillvaro. Men se till att det inte går till överdrift – för många listor, kalendrar och excelark att administrera kan, om det går för långt, tvärtom göra dig ineffektiv.

– Ofta hjälper det att tömma huvudet och få ner saker på pränt. Det ger en känsla av kontroll. Men det handlar ju också om att hinna agera.

Var gränsen går är ytterst individuellt. Första steget på vägen mot en effektivare arbetsdag, menar Maria, är att bli medveten om sina handlingar.

Har du redan kommit så långt är det dags att skrida till handling. Kanske dessa tips kan hjälpa dig?

5 tips för att bli mer effektiv

1. Låt bli mejlen
Din inkorg är den största tidstjuven. Sätt upp bestämda tider på dagen då du ägnar dig åt att läsa och besvara inkommande mejl. Många kollar mejlen alldeles för ofta, menar Maria Breitholtz Söderström, inte sällan upp till var femte minut. En gång i timmen räcker gott och väl. När du väl går in och läser, se till att göra det effektivt.

– Skumma inte igenom dina mejl utan att ta ett aktivt beslut, det resulterar bara i att du kanske får gå tillbaka senare och läsa om samma mejl igen. Ofta gör vi saker halvfärdiga, men det blir oerhört ineffektivt i längden. Se till att läsa klart och tänk därefter igenom vad nästa steg är.

2. Se över mötesrutiner
Som CFO har du en hel del möten på agendan. Hur ska du hinna jobba mellan alla möten? Första steget är att fundera igenom era mötesrutiner. Ofta jobbar vi på slentrian, menar Maria.

– Är det du själv som kallat till möte, fundera över syftet med mötet. Alla kanske inte måste vara med? Om möjligt, låt deltagarna droppa av efter hand.

Kan du inte prioritera bort något möte, försök åtminstone att inte boka flera möten efter varandra. Har du en stund för dig själv mellan mötena hinner du växla om och fokusera inför nästa möte.

– Springer du bara från det ena till det andra utan paus är det lätt att du blir fysiskt närvarande men mentalt någon helt annanstans. Ofta behöver vi en stunds återhämtning mellan mötena för att avsluta för oss själva det vi nyss höll på med, säger Maria.

3. Delegera mer
Kan någon annan göra jobbet bättre än du? Låt i så fall den personen göra det. Många känner sig stressade och har många bollar i luften, men är samtidigt rädda för att släppa kontrollen, menar Maria.

– Släpp tankar som ”det är lika bra att jag gör det själv”. Handlar det om en enstaka gång eller kommer uppgiften att dyka upp igen? Är det en återkommande arbetsuppgift, fundera över om det finns någon annan som kan göra det bättre.

4. Strukturera dagen

Att kunna jobba hemifrån är både praktiskt och bekvämt, men sätt upp ordentliga rutiner. Känn efter vad som passar dig – det viktiga är att ta ett aktivt beslut. Blir du lätt stressad, stäng av pushfunktionerna i mobilen eller stäng av den helt. Att vara tillgänglig dygnet runt är inte bra för någon.

– Behöver du ägna dig åt familj och fritidsintressen när du kommer hem, så gör det. Måste du absolut jobba en stund på kvällen, försök att göra det på en viss bestämd tid. Att jobba litegrann, då och då, kan lätt göra dig stressad eftersom du inte riktigt är närvarande varken hemma eller på jobbet, säger Maria Breitholtz Söderström.

5. Skriv ner
Gör listor. På papper, i Excel eller i kalendern avgör du själv. Det viktiga är att få ner det i skrift. Förutom att det ofta ger dig en större känsla av kontroll slipper du hålla saker i huvudet och kan fokusera på det nuet. Men det gäller förstås att hålla listskrivandet på en rimlig nivå – du måste också hinna skrida till handling.

– Var gränsen går är förstås individuellt. Ett tips kan vara att skriva in möten och större arbetsuppgifter i kalendern och göra listor för de mindre uppgifterna. När du får tid över kan du ta en titt på listan och se om det finns något du kan bocka av.