Helena Casserlöv-Kvist
Helena Casserlöv-Kvist, vd och grundare av Meritmind

Som chef blir du aldrig bättre än summan av vad du och dina medarbetare presterar. Att bygga sitt team är minst lika viktigt som att själv vara analytisk och förstå företagets affär.

Det är en konst att rekrytera rätt. Rätt gjort ger det både dig och ditt företag ett lyft. När det blir fel, kostar det. Som vd för ett konsult- och rekryteringsföretag för kvalificerade tjänster inom ekonomiområdet har jag sett många rekryteringsprocesser på nära håll. Här delar jag med mig av mina kollegors och mina erfarenheter av fallgropar och framgångsfaktorer. Börja med att ställa dig några frågor. Vad behöver du?

Det första och viktigaste du ska ta ställning till:

  • Vad behöver du egentligen rekrytera för kompetens?
  • Och vilka egenskaper bör din nästa medarbetare besitta?

Att förstå sina behov är grunden till en lyckad rekrytering. Bolla med de personer som kan ge dig input i processen. Fundera både på vilka behov ni har nu och framåt. Vilken utvecklingspotential har du att erbjuda?

När ska du rekrytera? Vänta inte när en medarbetare sagt upp sig! Rekrytera direkt när du väl landat i att personen sagt upp sig.
När du planerar för att anställa – räkna bakifrån. När behöver din nyanställda leverera fullt ut i verksamheten? Summera tiden du uppskattar behövs för introduktion och att komma in i arbetet, för uppsägningstid och tid för själva rekryteringsprocessen. Om du inte har den tiden och ska anställa en mer kvalificerad ekonom, anlita en konsult som får överbrygga glappet och ge processen den tid den behöver för att bli bra.

Passa på när du har störst chans att attrahera guldkandidaterna. Anställ nu, när arbetsmarknaden inte är lika het som vanligt och konkurrensen inte är stenhård.

Hur ska du gå tillväga – på egen hand eller med hjälp? Ska du genomföra processen själv? Ska du anlita hjälp och i så fall vilken? Ditt val beror på fler faktorer. Hur mycket tid har du själv? Vilken tjänst ska du rekrytera till? Har du riktigt vass hjälp internt för den typ av tjänst du ska rekrytera till?

Om du ska anlita extern hjälp så välj ett företag som är specialister inom det aktuella området. Det räcker nämligen inte alltid att vara en skicklig rekryterare för att hitta rätt kandidater. Det företag som jag är vd för får in cirka 250 jobbansökningar i månaden från chefer och specialister inom ekonomiområdet, men när jag behövde en marknadskommunikatör valde jag att istället anlita ett rekryteringsföretag specialiserat på marknads- och kommunikationstjänster. De var bättre rustade att hitta rätt person åt oss inom det området. Det blev en riktigt lyckad rekrytering!

En specialistrekryterare har ofta ett stort utbud av kandidater i sin databas och får många spontana ansökningar av personer som är redo att byta jobb.

Annonsera attraktivt och effektivt
När du har formulerat din annons är det dags att marknadsföra den. Är ditt företag okänt eller välkänt? Hur lätt har du att hitta attraktiva kandidater? Det påverkar hur du ska agera. Välj inte media slentrianmässigt, utan se till att synas i kanaler som din målgrupp läser.
Om du annonserar på nätet bör du se till att hamna högt upp i söklistorna. Ge också befattningen ett relevant och attraktivt namn.

Planera rekryteringsprocessen och avsätt tid
För vissa tjänster blir antalet ansökningar många. Oavsett antal ska alla som ansökt få ett professionellt svar med tack för ansökan inom en rimlig tid. Avsett ordentligt med tid! Tänk på att detta är en del i ditt employer branding-arbete.
Ingen gillar ett företag som inte behandlar arbetssökande med stor respekt. Om du tar in hjälp, säkerställ att rekryteringskonsulten är mån om detta och har bra rutiner för det.
Vilka ska delta i processen? Se till att vara minst två, så att du har någon att bolla med. Boka in tider för intervjuer, i din egen kalender, din chefs och eventuella kollegors. Gör det i god tid i förväg, så att du är säker på att ni har tid när det väl är dags. Genomför en snabb och tydlig process. Hur processen fortlöper är en del av utvärderingen från kandidatens sida.
En snabb process minskar också risken för att du ska förlora en attraktiv kandidat till ett annat företag. Den som söker jobb är ofta i kontakt med flera potentiella arbetsgivare samtidigt.

Planera dina intervjuer och efterarbetet
Planera dina frågor i förväg. Tänk efter vilken information du behöver få fram för att ge dig själv ett bra beslutsunderlag. Ställ så många öppna frågor som möjligt så att du får ofärgade svar.
Tänk också ut hur du vill använda intervjutillfällena. Planera hellre in två kortare möten än ett långt och visa gärna era lokaler vid intervjun.
Se till att skriva ner dina intryck direkt efter mötet. Sammanfatta vilka styrkor och svagheter du har uppfattat och ställ dem mot kravprofilen. Minnet är kort! Utvärdera också om du tror att kandidaten skulle trivas med de värderingar som ditt företag lever efter.
Om du tror att du kommer att ha svårt att avsätta tillräckligt med tid, så anlita hellre hjälp än att dra igång en process du sedan inte mäktar med.

Utvärdera och ge erbjudande
Ta in betyg och intyg och slarva inte med referenserna. Glöm inte att också värdera de referenter du får. Acceptera inte vilka som helst. De måste vara relevanta. Även en chef som kandidaten har haft en problematisk relation till kan vara mycket värdefull som referens.
Använd personlighetstester med sunt förnuft. Det är vanligt med personlighetstester vid rekryteringar idag. De kan ge ett bra stöd i processen och skapa underlag för dialog om kandidatens personlighet. Men tolka dem inte bokstavligt, utan gör alltid en samlad bedömning av alla olika intryck av kandidaten.
Undvik överraskningar i det skriftliga anställningserbjudandet. När du har hittat en person som du vill erbjuda anställning, så bör ni redan ha avhandlat villkor och lönenivå.

Lyssna på magkänslan
Slutligen vill jag slå ett slag för att lyssna till din egen magkänsla. Bli inte översvallad av positiva känslor men ignorera inte negativa signaler. Försök att förstå anledningen.

Fråga dig själv om du skulle vilja luncha med personen. Skulle det vara trevligt att åka på en weekendresa tillsammans? Vi är människor, inte maskiner. Det vi känner inombords tror jag är en summering av våra tidigare erfarenheter, men som vi kanske inte alltid kan formulera. Det är en intellektuell process som vi känner av i kroppen.

Så ställ dig frågorna ovan och ge dem ett ärligt svar! Jag har några gånger kört över min egen känsla när jag rekryterat till mig själv och det har aldrig blivit bra.

Förhoppningsvis kan dessa råd göra det något lättare att bygga det team du behöver. Det team som gör att summan av det du och dina medarbetare presterar i slutändan blir riktigt stor och lyfter ditt företag. Och som avgör vilka möjligheter du själv får när du vill lyfta i karriären i framtiden.

Om skribenten: Jag är en vän av dialog, samtal mellan människor. Jag har blivit ombedd att skriva krönikor runt karriärrådgivning i CFOworld. En krönika är ingen dialog, men den utvecklas av dialogen. Om du får någon tanke efter att ha läst denna krönika eller har andra tankar runt karriär för kvalificerade ekonomer och har någon minut över, skicka mig gärna din tanke. Ju mer respons jag får, desto mer mångfacetterat kommer jag att kunna kommunicera runt karriär för ansvariga inom ekonomiområdet.