En gång i tiden arbetade jag som säljare. Jag sålde bland annat löneentreprenader. Vi kunde lösa kundernas entreprenader på minst två olika sätt. Beroende på kundens situation kunde den ena eller den andra lösningen vara den mest lämpliga. För vissa kunder spelade dock lösningen ingen roll.
Jag ville då veta vilken lösning jag skulle prioritera att sälja in. När valet av lösning inte spelade någon roll för kunden ville jag låta marginalen få styra min försäljning. Men företaget hade ingen sådan information att ge mig. Ingen visste hur mycket vi egentligen tjänade på de olika lösningarna.
Detta är bara ett exempel på hur bristande beslutsunderlag minskar möjligheten till goda affärer. Det finns förstås företag som har kommit långt i att ta reda på vilka tjänster, produkter och kunder de tjänar pengar på, men många har, i ärlighetens namn, ingen egentlig kontroll. Och utan kontroll är det lätt att gå på grund. Helt i onödan.
Om ditt företag är ett av dem som har alla beslutsunderlag på plats så säger jag ”gratulerar”. Ni har gett er själva goda möjligheter att välja rätt väg! Om ni däremot inte har kunskap om vilka kunder och tjänster ni tjänar mest pengar på bör ni fundera på hur ni kan få fram denna kunskap.
En mycket viktig roll för oss ekonomer är att skapa det optimala beslutsunderlaget – det som gör att medarbetarna fattar lite klokare beslut i sin vardag än vad konkurrenterna gör. Och som gör att ledningsgruppen kan fokusera på det strategiska planerandet.
Så vad kan du göra för att ge ditt företag koll på vad som är lönsamma affärer? Här kommer några råd från mig och min kollega Lars Rosengren på Meritmind.
1. Omvandla information till kunskap som hjälper er att fatta bättre beslut
Som ekonomer är en av våra viktigaste uppgifter att omvandla information till kunskap. Det finns så mycket information, men den kan inte användas om den inte analyseras och kopplas till affärsnytta. Vi måste ge verksamheten kunskap som den kan använda sig av för att styra och utveckla verksamheten.
Börja analysera dina kunders netto-lönsamhet! Då kan ekonomistyrningen utformas med ett utifrån-in-perspektiv – i stället för det omvända.
2. Tänk kundandel i stället för marknadsandel
Kartlägg kundernas köpbeteenden. Olika kunder orsakar olika mycket arbete i er organisation. Genom att förstå kundernas köpbeteenden kan ni styra till det som är bäst för både kunden och det egna företaget. Ta större kundandelar på de lönsamma kunderna och låt konkurrenterna ta hand om de olönsamma.
Följ upp vilka aktiviteter och processer ni genomför, i stället för att följa upp kostnader per kontoslag.
Börja med att på övergripande nivå beskriva ert företags huvudprocesser med ett antal delprocesser. Omvandla sedan kostnader per konto och avdelning till kostnad per process. Ta reda på vad den avgörande orsaken är till varför en process kostar som den gör. När ni vet hur mycket olika aktiviteter och processer kostar kan ni sätta en ”prislapp” på hur olika kunder nyttjar er service.
Ta reda på vilka kunder och produkter som driver kostnader och följ upp på denna detaljnivå i stället för att schablonmässigt allokera kostnader på aggregerad nivå.
3. Gör informationen tillgänglig för hela verksamheten
Använd system och modeller som kan omvandla information från ert affärssystem till bättre beslutsunderlag. Ofta finns redan all information som behövs i befintliga system, men informationen används inte fullt ut.
Exempelvis finns troligtvis redan ett artikelregister, kundregister/CRM-system samt order-, fakturerings- och inköpssystem med en mängd information som inte används i ekonomistyrningsmodellen. Det beror bland annat på att informationen är aggregerad till konto, avdelning, produktgrupp eller affärsområde i redovisningen. Den detaljerade informationen saknas.
När det ”nya” beslutsunderlaget är framme så får en säljorganisation bättre möjlighet att styra sina resurser till de segment eller kunder där det är viktigt att ta kundandelar och inte bara jaga marknadsandel. Det innebär även att säljarnas incitamentsmodeller kan baseras på kundernas nettoresultat. Eller än bättre; på den procentuella förändringen av nettoresultatet mellan en tidsperiod och en annan. Ekonomistyrningen ger då input till tydligare beskrivningar av roller och ansvarsfördelning.
4. Skapa automatiserade lösningar
För att få det nya beslutsunderlaget att bli en naturlig del i den månatliga rapporteringen är det viktigt att skapa automatiserade lösningar för hur modellen löpande ska uppdateras så att det inte blir en engångsanalys.
Använd moderna beslutsstöd som är utvecklade för detta.
5. Låt ekonomiavdelningen och CFO ha ansvar för hela ekonomistyrningen
Cheferna i linjen har mest kunskap om vad som driver deras verksamhet. Som CFO bör du ta del av deras kunskap för att optimera KPI:erna i hela företaget och koppla dem till era långsiktiga mål och åtaganden. Om ansvaret ligger hos linjechefer finns risken att styrningen utformas efter vad som verkar bäst för den egna funktionen eller linjen på kort sikt.
Ekonomistyrning handlar om målstyrning och samverkan att skapa modeller som omvandlar ekonomisk och annan information till kunskap hos medarbetarna, så att verksamheten ständigt kan förbättras och utvecklas för att uppnå de övergripande mål som företaget har. Då kan företag komma från månatlig resultatrapportering till verklig lönsamhetsoptimering av verksamheten.
Se alltså till att du har rätt utrustning med dig på resan mot dina affärsmål. Ta tillvara den information som finns så att du kan navigera rätt och slipper chansa. Det kräver en del extra jobb i dag, men det lönar sig garanterat imorgon.
För alla oss som brinner för företagande ger resultatet av analyserna möjlighet till ett ändå bättre företagsbyggande.
Ha så roligt!
Om skribenten: Jag är en vän av dialog, samtal mellan människor. Jag har blivit ombedd att skriva krönikor runt karriärrådgivning i CFOworld. En krönika är ingen dialog, men den utvecklas av dialogen. Om du får någon tanke efter att ha läst denna krönika eller har andra tankar runt karriär för kvalificerade ekonomer och har någon minut över, skicka mig gärna din tanke. Ju mer respons jag får, desto mer mångfacetterat kommer jag att kunna kommunicera runt karriär för ansvariga inom ekonomiområdet.
