Jonas Arvidsson, författare och medgrundare, Caprator
Tony Engman, författare och medgrundare, Caprator

Till att börja med ska vi tala om vad vi menar med att dopa rörelsekapitalet. Det vi avser är att man med mycket kortsiktiga insatser momentant minskar sitt rörelsekapitalbehov och därmed förbättrar sitt kassaflöde och andra nyckeltal. Detta sker vanligtvis vid kvartalsbokslut eller årsbokslut, på bekostnad av att leverantörer eller kunder får motsvarande försämring av sitt rörelsekapital.

Den vanligaste åtgärden är att man slutar betala sina leverantörer en till två veckor före bokslutsdatum. Argumentet för att rättfärdiga detta beteende brukar vara att ”kunderna gör samma sak gentemot oss”. När leverantörer hör av sig kan man skylla på sådant som att det varit jul- och nyårshelg och därför missats då många haft semester. Vid kvartals- och månadsbokslut är oftast tidsspannet då man slutar betala kortare och man får använda sig av andra bortförklaringarna gentemot leverantörerna.

Motivet till att dopa rörelsekapitalet och därigenom förbättra bolagets kassaflöde och nyckeltal varierar. När vi pratar om att dopa rörelsekapitalet menar vi inte de fall där man har en akut likviditetssituation och därmed inte har något annat alternativ än att släpa på leverantörsbetalningarna. Vi avser snarare de fall då man har betalningsförmåga, men har ett motiv till att inte betala enligt avtalade villkor.

För noterade bolag är det ett sätt att piffa till nyckeltalen vid kvartalsrapporter och därmed hoppas på ett mer positivt mottagande av rapporten från marknaden. För private equity-bolag och andra bolag med hög belåning kan det vara nödvändigt för att klara sina covenants, det vill säga uppfylla vissa villkor och nyckeltal som stipuleras i låneavtalet med banken. Genom momentana insatser vid mät-tillfällena ökar man sina möjligheter att uppfylla dessa villkor.

Ett annat motiv kan vara att företagsledningen har bonusmål där kassaflöde eller rörelsekapital utgör en parameter.

Oavsett vad motivet än må vara är dopning av rörelsekapitalet av kosmetisk karaktär, det vill säga momentant ser det bra ut på papperet, men finansieringsbehovet måste ändå anpassas till den ”normala” nivån. De bolag som inte har något finansieringsbehov kan se överlikvida ut, men kan ändå inte betala ut den utdelning som man borde klara av enligt kassaflödet i årsredovisningen.

När man förbättrar kassaflödet genom att minska rörelsekapitalet får man en engångseffekt, vilket innebär att man får en positiv effekt första gången man dopar sitt rörelsekapital. Om man inte gör motsvarande dopning inför nästkommande bokslutsperiod kommer kassaflödet att försämras. Det blir som ett drogberoende; har man väl börjat med att dopa rörelsekapitalet kan det vara svårt att sluta.

De flesta bolag har kalenderår som räkenskapsår, vilket innebär att bolag med brutet räkenskapsår har en fördel ur rörelsekapitalhänseende, särskilt om man arbetar med en kortsiktig horisont. Dessa bolag kan i högre grad dröja på leverantörsbetalningarna, samtidigt som de flesta av kunderna inte dröjer på betalningarna av taktiska skäl då de inte har samma bokslutsperiod.

Vi känner till ett noterat bolag där den största leverantören, som också var ett noterat bolag, hade brutet räkenskapsår. Man hade gjort en överenskommelse med leverantören att man kunde dröja med betalningarna då man hade kvartalsbokslut. I gengäld betalade man fakturorna tidigare än avtalat betalningsvillkor i samband med att leverantören hade sina kvartalsbokslut.

Även om det finns fördelar med brutet räkenskapsår är det knappast ett argument att ändra räkenskapsåret av denna anledning.

I exemplet ovan lyckades leverantören dopa sina kundfordringar, vilket var möjligt då man hade en överenskommelse med kunden. Normalt är det svårt att dopa sina kundfordringar då man inte kan tvinga sina kunder att betala tidigare än avtalat.

Lagret kan dopas genom att man skickar produkter och fakturerar tidigare än det leveransdatum som avtalats med kunden. När lagret omvandlas till en kundfordran är det neutralt ur rörelsekapitalperspektiv. Om man däremot har en factoringlösning där man säljer kundfordran, får man en positiv effekt på rörelsekapitalet och därmed även på kassaflödet.

Vi har på ett flertal bolag observerat att man levererar och fakturerar innan önskat leveransdatum i samband med årsbokslut, även om motivet primärt varit att man vill öka omsättning och vinst. I viss mån har man även ansett att det är bättre att ha höga, ej förfallna, kundfordringar än högt lager.

Kortsiktiga genvägar har ofta ett pris, vilket gäller även då man dopar rörelsekapitalet. Nackdelarna kan vara flera, framförallt i ett långsiktigt perspektiv.

Att släpa på betalningar kan kortsiktigt innebära kostnader i form av dröjsmålsräntor och andra avgifter. I ett längre perspektiv kan det försämra leverantörsrelationen och att man riskerar att komma i ett sämre förhandlingsläge i framtida prisförhandlingar. Att löpande hålla reda på vilka leverantörer man inte betalat i tid, vilka som klagat och vilka bortförklaringar man har använt, kostar både tid och energi.

Om man frekvent leverererar och fakturerar sina kunder tidigare än vad man överenskommit, riskerar man en missnöjd kund och i värsta fall en förlorad kund. Detta gäller särskilt om kunden har samma fokus på rörelsekapitalet som man själv har.

I längden är det alltid bättre att arbeta med långsiktiga lösningar i syfte att minska rörelsekapitalet. Detta ger en konstant lägre nivå på rörelsekapitalet, vilket innebär att finansieringsbehovet kan minskas.

Visst kan man ha en checkkredit och dopa rörelsekapitalet, men att göra en permanent förändring innebär helt andra möjligheter. Man kan minska belåningen, betala ut pengar till aktieägarna, investera i verksamheten eller köpa nya bolag.

Den långsiktiga lösningen innebär att man förhandlar med sina kunder och leverantörer och finner lösningar som alla parter kan acceptera. Om man inte lyckas få förlängd kredittid hos en leverantör, kan man försöka få förlängd kredittid på vissa större enskilda fakturor.

Vidare krävs att man kontinuerligt arbetar med att förbättra bolagets processer. Man slipper också alla ”icke värdeskapande aktiviter” som måste vidtas då man dopar rörelsekapitalet.

Detta minskar inte bara rörelsekapitalbehovet, utan ger regelmässigt även en positiv effekt på resultaträkningen.

Förutom att förhandla och att förbättra bolagets processer kan man även utvärdera finansieringslösningar. Factoringlösningar, där man säljer kundfakturorna, innebär att både kassaflöde och nyckeltal förbättras.

För leverantörsskulden kan en Supply Chain Factoring vara en lösning, dock endast för större bolag. Detta innebär att man med handlar upp en lösning från en bank eller annat kreditinstitut, där man som kund får längre kredittid samtidigt som leverantören får betalt tidigare. Om man till exempel har 30 dagars kreditvillkor med leverantören, kan man få 60 dagars kredittid samtidigt som leverantören får betalt efter 2 dagar.

Banken/kreditinstitutet finansierar tiden däremellan (60 – 2 dagar = 58 dagar). Hur man fördelar finansieringskostnaden förhandlas mellan parterna och varierar från fall till fall.

Om man är ett stort bolag med bra kreditvärdighet och har många mindre leverantörer kan man få villkor som den mindre leverantören aldrig skulle kunna få om han handlade upp en factoringlösning på egen hand. Det vill säga leverantören kan som mindre bolag komma åt storbolagspriser. För mindre bolag finns det liknande lösningar med kreditkortsföretag där man kan få förlängd kredittid.

Om det är bättre att arbeta med långsiktiga lösningar kan man fråga sig varför så många bolag ägnar sig åt kortsiktiga kosmetiska åtgärder. Svaret på denna fråga är förmodligen att det är enklare att dopa rörelsekapitalet än att arbeta mer långsiktigt och strukturerat. Man har många andra prioriteringar inom bolaget och tyvärr hamnar arbetet med rörelsekapitalet längre ned på listan.

Vi är dock övertygade om att ett långsiktigt och fokuserat arbete med rörelsekapitalet alltid lönar sig, särskilt då man beaktar att processförbättringarna även har en positiv effekt på resultaträkningen. Långsiktigheten ger en bestående reell effekt jämfört med alternativet som, inte för inte, kallas för att dopa rörelsekapitalet.