Tone at the Top!

En etisk kompass, vem behöver det, säger säkert någon. Vi är ju här för att göra affärer och i affärer, liksom i krig, är ju allting tillåtet. Eller hur?
Nja, riktigt så enkelt är det inte och de flesta erfarna och framgångsrika ledare har för länge sedan insett detta. Oetiska personer får snabbt dåligt rykte och oetiska företag riskerar samma sak. Vem vill göra affärer med enskilda individer eller företag vars rykte är skamfilat? Inte många kan jag lova.

Hur förhåller det sig då i Sverige? Är vi bättre eller sämre än omvärlden vad gäller exempelvis korruption och vad kan vi som är i en ledarställning i företaget göra för att sätta tydliga förväntningar på våra medarbetare?

Sverige, svenska företag och korruption. Låt oss börja med att titta på den bild av Sverige som Transparency International (TI) förmedlar. Organisation genomför varje år ett stort antal intervjuer i en rad länder där den centrala frågan något förenklat är hur personerna ifråga uppfattar de lokala myndigheterna och dess representanter vad gäller korruption. Uppfattas dessa som korrupta eller ej? Sverige har – med övriga nordiska länder – under många år rankats som ett av de minst korrupta länderna i detta sammanhang; Sverige hamnade nu senast på plats 4 av 175 på Transparency Internationals ­Corruption Perception Index (www.transparency.org/country/#SWE). Ett mycket fint resultat kan man tycka! Problemet med detta är dock att många som hänvisar till detta resultat är att de inte förstår att detta enbart representerar den uppfattning de intervjuade personerna har om svenska myndig­heter. Resultatet säger således inget om våra svenska företag, än mindre om svenska företags verksamheter i utlandet.

Som CFO i ett företag med verksamhet i utlandet bör man titta på korruptionsindexet för de länder där företaget är verksamt och försäkra sig om de åtgärder företaget har vidtagit – vare sig det gäller de finansiella kontrollsystemen eller företagets go-to-market-modeller – är tillräckliga för att motverka korruption i länderna ifråga och, i slutänden, som är tillräckliga för en domstol som har att pröva företagets och dess ledares ansvar. Många internationella företag gör just detta – riskanalysen inkluderar TI:s index för det land företaget gör eller avser att göra affärer i. Känner du minsta tvekan vad gäller ditt företags riskanalys har vi bara ett råd. Gör om och gör rätt! Den svenska mutlagstiftningen må vara en tandlös tiger i sammanhanget, i varje fall vad avser bestraffning, men så är icke fallet med den amerikanska Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) där lagstiftningen i samverkan med andra amerikanska lagar kan leda till mycket dryga böter för företaget och fängelsetid för de som hålls ansvariga. Ja, och FCPA gäller i större utsträckning än man kan tro även för svenska företag och svenska medborgare.

Vi svenskar anklagas ofta för att vara naiva och det finns med säkerhet en hel del sanning i detta påstående, i vart fall vad gäller korruption. Jag tror exempelvis att vi svenskar inte är mycket bättre än andra i-länder vad gäller bekämpandet av korruption i högriskgeografier. Kom ihåg att den svenska mutlagstiftningen så sent som in på 90-talet accepterade mutor till utländska representanter för företag och myndigheter och att muta som en skattemässigt avdragsgill kostnad för svenska företag avskaffades först under tidigt 2000-tal. Så att rättsfallen där svenskar och svenska företag dömts för mutbrott är få är kanske naturligt. Men där svensk lagstiftning ”fallerar” så har andra länders (läs USA) lagstiftning visat sig ställa betydligt tuffare krav på företagen med betydligt mer långtgående konsekvenser för de som fallit för korruptionens frestelser. Telia är sist ut i raden av svenska företag som inte har klarat av att hantera korruptionsfrågorna. Det är dock i skrivande stund för tidigt att säga vad konsekvenserna blir för företaget och ansvariga personer. Men i korthet kan man notera att det ser allvarligt ut – förmodligen värre än vad man vågar visa.

Lev som du lär och att sätta förväntningar Uttrycket ”Walk-the-Talk” är med all säkerhet ett amerikanskt managementuttryck som det stora flertalet förstår innebörden av, fritt översatt ”lev som du lär”. Detta är särskilt viktigt på etikområdet – företagsledningen måste inte bara leva upp till de normer och värderingar som gäller för alla övriga anställda utan också föregå med gott exempel och alltid göra vad som är rätt, etiskt såväl som att agera inom lagens ramar. Något annat duger inte!

I detta sammanhang har en CFO en mycket viktig roll att spela. Rollen är ofta central i bolaget och den ansvarar allt som oftast inte bara för de traditionella ekonomifunktionerna, utan också för uppföljning och kontroll (revision). Förebyggande arbete liksom uppföljning och kontroll är oerhört viktigt när det gäller att tydliggöra vikten av att arbeta inom företagets etiska normer och inte minst, när det gäller byggandet av en företagskultur. En CFO som ser mellan fingrarna och inte är aktiv i etikfrågorna riskerar snabbt att behöva lägga mycket tid, energi och resurser på att städa upp där andra har gått fel.

Att sätta förväntningar på sina anställda kan tyckas vara självklart för de flesta i ledande ställning och det görs i de allra flesta fall med önskvärd tydlighet när det gäller exempelvis försäljningsmål, kvalitet med mera. Sällan pratas det dock om företagets förväntningar vad det gäller etik och vikten av att hålla sig inom lagens ramar. Förklaringen är i de flesta fall att man belönas för andra saker än att man aktivt arbetar med etikfrågorna. Dessa blir istället något som hanteras i mån av tid och av personer längre ner i organisationen.

Så vad kan då göras med relativt enkla medel?

”Tone at the Top” är den givna startpunkten. Endast de företag där ledningen ”Walk-the-Talk” – CEO och styrelsen – har en rimlig chans att hantera korruptionsfrågorna på ett ur alla perspektiv accepterbart sätt. Vad gott kan man säga om ett företags syn på de etiska frågorna om inte företagets CEO inte är glasklar i denna fråga? Denna symbol- och värdefråga kan inte, under några som helst villkor, delegeras till någon annan person i företaget.

Här följer några av de saker en CEO bör initiera, övervaka och införa/genomföra under sitt eget namn:
Tone at the Top – Informera/påminn samtliga anställda, helst varje kvartal, om vikten av att bedriva affärsverksamheten etiskt och inom lagens ramar. Detta kan göras i möten med personalen, via email eller varför inte genom ett utskick av ett videoklipp där CEOn talar direkt till de anställda.
Code of Conduct – Upprätta en Code of Conduct policy som samtliga anställda får bekräfta att de tagit del av och förstått innebörden av. En sådan policy anpassas själv­fallet till företagets förutsättningar och får inte överarbetas. Säkra dessutom att den efterlevs! En policy som inte efterlevs skadar mer än den hjälper. Brott mot företagets Code of Conduct måste därför sanktioneras – oavsett vem som bryter mot den.
Ethics & Compliance Officer – Anställ, alternativt utse, en erfaren jurist att leda det dagliga arbetet med att utbilda de anställda i etikfrågorna, med mandat att genomföra undersökningar vid misstanke om oegentligheter och som rapporterar av regelbundet till företagets styrelse.
Whistle blowing – etablera ett system och en kultur där personal vågar ifrågasätta och – när så krävs – rapportera brott mot företagets Code of Conduct.

CEO:n måste i tanke och handling äga etikfrågorna i företaget och med detta ­kommer ansvaret för att sätta den moraliska kompassen för de anställda och verksamheten. CFO:n har där en tung supportfunktion som sanningssägare. Lär av Telias misstag, där man på ett häpnadsväckande sätt synes ha gjort de flesta misstagen som kan göras i detta sammanhang och där alla åtgärder som nu vidtas kan sammanfattas till ”För lite och för sent”! Detta gäller även den nya ledningen. Ett annat fall – om än extremt – är FIFA där ledningen på ett flagrant sätt har agerat i konflikt med alla de etiska regler som organisationen påstår sig stå för – grundmottot ”Fair play” klingar särskilt falskt för många! Dessutom trots omvärldens successiva insikt att just FIFA är en organisation där ledningen och fasaden går i otakt.
Företagets styrelse och dess ordförande har naturligtvis också ett stort ansvar i detta sammanhang i det att de i sina instruktioner till VD måste tydliggöra vikten av att etikfrågorna hanteras med högsta prioritet och tas på största allvar.

I management-litteraturen finns det många fler exempel – inte nödvändigtvis endast kopplade till etik – där företagsledningen inte har levt som man lär och där resultatet lett till en katastrof, ibland bara för ledningen men ofta en kombination. Med dagens utveckling där alltfler länder – om än endast formellt för vissa – sällar sig till den amerikanska synen blir etikfrågan allt viktigare. För alla företag – stora som små, nationella och internationella. Brott mot korruptionsreglerna kan bli synnerligen dyrt – både ekonomiskt och på det personliga planet.

Sammanfattning: ”The Tone at the Top” är synnerligen viktig i många sammanhang, men är sällan viktigare än när det gäller att tydliggöra vad man förväntar sig av de anställda. Kommunicera företagets etiska värderingar ofta och tydligt. Tveka aldrig när det gäller ”Walk-the-Talk”. Få saker biter sig fast så mycket hos de som rapporterar till dig som att du faktiskt lever som du lär!

Denna artikel är en i en serie av artiklar som handlar om hur du bäst hanterar etik- och compliance-frågorna i företaget. Avsikten är att förmedla några handfasta och praktiska råd som du som CFO kan använda i ditt dagliga, såväl som strategiska, arbete. Fler artiklar följer.