Arbetet på en ekonomiavdelning kan ofta vara stressigt, men det behöver det inte vara. Det menar Rade Kocovski, ekonomichef på Visma, i ett blogginlägg. Han pekar på att stressen ofta kommer av att medarbetarna inte hinner med allt de föresatt sig under arbetsdagen.

Genom att ge medarbetarna möjlighet att arbeta effektivare går det också att få ner stressnivån och Rade Kocovski har sammanställt fem enkla tips som ska åstadkomma just det:

  1. Rätta alltid källan till ett fel som uppstår på till exempel en order eller en inläsningsfil. Oftast rättar man felet vilket går snabbt men inte källan för det kan vara jobbigt och tidskrävande. Investera någon timme, jag lovar att det är värt tiden!
 
  1. Använd så få knapptryckningar som möjligt. Du ska till exempel inte behöva trycka på en ”Godkänna-knapp” mer än en gång i ditt försystem, tidrapporteringssystem eller liknande. Behöver du trycka mer än en gång på samma faktura och/eller tidrapport bör du se över din process. Färre knapptryckningar!
 
  1. Service är ett ledord på en ekonomiavdelning. Vi ska serva våra medarbetare så gott vi kan. Med service menar jag då inte enkel administration som är eller borde vara lättillgänglig. Lär dina medarbetare hur de kan serva sig själva. Gör efterfrågad information lättillgänglig så att medarbetaren själv kan hitta/leta efter information (som inte är känslig givetvis). Du spar tid och medarbetaren är garanterat nöjd för då slipper han/hon vänta på dig. Självbetjäning!
  1. Försök använda standardlösningar så långt det går. Anpassa så lite som möjligt. Du undviker då stora arbetsinsatser vid exempelvis uppgraderingar. Färre anpassningar!
  1. Välj ut några nyckeltal som ni följer upp tillsammans. Till exempel flödesstatistik, ledtid för att behandla en leverantörsfaktura, antal inkomna ärenden under en månad, förfallostatistik på utestående kundfordringar osv. Visualisera målen!

Visma har också en guide som för de som vill veta mer om hur en modern CFO arbetar med bland annat effektiviseringsfrågor och den hittar ni här.