Äldre fakturahanteringssystem saknar ofta funktioner för exempelvis automatisering, vilket gör att personalen får sköta mycket manuellt. Att byta till ett modernare system kan därför ge stora effektivitetsvinster, men det kan också leda till mycket missnöje och många problem om inte bytet genomförs på rätt sätt.

Visma har samlat fem vanliga fallgropar som det gäller att se upp med för att få ett lyckat systembyte.

  • Inte tillräckligt med tid. För att garantera att det nya systemet innehåller alla nödvändiga funktioner måste man tänka igenom alla scenarier innan man väljer system. När systemet sedan tas i drift är det viktigt att administratörerna och andra som ska ge support till användarna sätter av tillräckligt med tid så att användarna snabbt kan arbeta effektivt i det nya systemet.
 
  • Ingen förändring av arbetssättet. För att dra full nytta av ett nytt fakturahanteringssystem kan det krävas att även arbetssätten förändras. Medarbetare som tidigare attesterat pappersfakturor måste nu gå in i ett fakturasystem för att göra samma sak och det kan upplevas som krångligt till att börja med.
 
  • Ingen ansvarig för vidareutvecklingen. Driftsättningen av det nya fakturahanteringssystemet är bara början av processen. Det kan finnas funktioner som ska introduceras för användarna efterhand, moduler som ska läggas till, leverantörer som ska förmås att skicka e-fakturor med mera. För att verkligen vidareutveckla systemet och få ut det mesta möjliga av investeringen är det oftast inte tillräckligt att låta någon ansvara för detta när det finns tid över – en ansvarig bör finnas som är tillägnad uppgiften på åtminstone deltid.
  • Inga klara mål. För att veta om investeringen varit lönsam måste företaget sätta mål och sedan följa upp om målen uppnåtts. Det kan till exempel handla om att komma upp i en viss andel e-fakturor inom en viss tid. Det går också att använda analysmodeller som exempelvis Peng-modellen för att se hur mycket pengar det nya systemet har sparat organisationen.
  • Fel fokus. Det är lätt hänt att fokusera på de som använder systemet mest, som administratörerna, och se till att de är nöjda. Men det kan vara bättre att börja i andra änden. Genom att fokusera på sällananvändarna i första hand går det att eliminera många av de svårigheter som de annars skulle behöva hjälp med. Administratörerna behöver då lägga mindre tid på support och mer på övriga uppgifter, vilket ökar effektiviteten i alla led.

Visma har också en guide som berättar mer om vad ett modernt fakturahanteringssystem kan ge och vad man ska tänka på vid ett byte.