It-system är tänkta att effektivisera arbetet på arbetsplatserna, men om användarna inte får inflytande över hur systemen ska fungera och bristfällig utbildning i hur de ska användas kan det istället bli en kostsam lösning. Det är en av slutsatserna i Unionens rapport ”Tjänstemännens IT-miljö 2015”.

Över 2 000 tjänstemän har intervjuats och hälften av dessa anger att de varken får information eller utbildning för att kunna använda it-systemen på ett effektivt sätt. Det leder i sin tur till att det försvinner i snitt 30 minuters arbetstid per dag i it-strul. Rent ekonomiskt uppskattar Unionen att svenska företag skulle kunna spara 14,5 miljarder kronor per år om it-systemen fungerade mer som användarna ville.

Ett stort problem verkar vara att de som ska använda systemen inte får vara med och påverka arbetsrutinerna när ett nytt system ska införas. Knappt fyra av tio chefer uppger att fått vara med och påverka trots att de ansvarar för att rutinerna ska fungera och för att skapa en bra arbetsmiljö. Bland slutanvändarna är det bara tre av tio som tycker att it-systemen införts utifrån väl förankrade förslag.

- It-systemen måste införas väl på arbetsplatsen så att arbetsuppgifterna kan utföras på bästa sätt. Det är av stor vikt att cheferna inkluderas i IT-utvecklingen, så att de förstår och kan förankra IT-systemen hos sina medarbetare. Det säger sig självt att situationen blir ohållbar annars, säger Peter Hellberg, 1:e vice ordförande Unionen.

Det finns en lång rad faktorer som avgör om införandet av en ny it-lösning blir bra eller inte. I undersökningen pekade deltagarna bland annat på att det krävdes genomförande av behovs-, konsekvens- och framtidsanalys, arbete med kartläggningar, tydlighet i kravspecifikationer, problemlösning före införandet, fokus på helhet samt tydliga beskrivningar av mål, funktioner och förväntade resultat.

Nu är inte allt negativt. Trots att systemen kan strula och vara krångliga att använda uppskattar sju av tio av de som intervjuats att de kan arbeta mer självständigt med hjälp av it. Lika många menar att det är lättare att arbeta på distans tack vare it-lösningar.

- Att kunna planera sin egen arbetstid skapar ett bättre arbetsklimat och borde vara en självklarhet för tjänstemännen på dagens arbetsmarknad. Bra it möjliggör detta. För att nå dit måste arbetsgivare inse att kortsiktiga, icke förankrade it-lösningar inte medför besparingar och ett effektivt arbetssätt, Snarare tvärtom, säger Peter Hellberg.