Att byta ut ett ålderdomligt fakturahanteringssystem mot ett modernt kan ge stora fördelar, bland annat genom bättre möjligheter till ökad automatisering, men då gäller det att övergången går bra. För att få reda på vad som behövs för att genomföra ett lyckat projekt har Visma pratat med sina kunder och resultatet kan sammanfattas i fem viktiga tips.

  1. Visa användarna hur de ska arbeta. Ett bra system ska vara intuitivt, men ofta kan det ändå kännas tryggt för användarna att se hur olika åtgärder ska utföras. För sällananvändare ska det inte behövas någon traditionell utbildning utan en kort video som visar steg för steg hur exempelvis en attestering ska gå till kan underlätta mycket.
 
  1. Välj rätt leverantör. Det är inte bara fakturahanteringssystemet som måste passa den egna organisationen, även leverantören bör passa. En verksamhet som inte använt fakturahanteringslösning tidigare kan behöva mycket stöd under implementations- och inledningsfasen. Då krävs att leverantören har viljan och förmågan att ha den servicenivå och närvaro som krävs för att få en smidig övergång.
 
  1. Kvalitetssäkra processerna. Ett bra fakturahanteringssystem ger möjlighet att automatisera delar av fakturahanteringen, men för att det ska ge verklig nytta måste de bakomliggande processerna fungera bra. Det kan behövas ett förprojekt där man går igenom kvaliteten på fakturorna som kommer in för att undvika det som annars kan ske – att felen endast uppstår snabbare.
  1. Kommunicera med leverantörerna. Leverantörerna måste vara med på tåget. Många leverantörer har idag lösningar för att skicka e-faktura. Ofta kan det räcka att förvarna dem i tid för att de ska gå över till e-fakturering vid ett bestämt datum. Se till att specificera era krav på vilka parametrar som ska vara inkluderade i fakturan, exempelvis namn på beställare och kostnadsställe.
  1. Ha tålamod. Förändringar känns alltid ovana i början. Innan några stora förändringar genomförs kan det vara bra att vänta några månader för att låta medarbetarna komma in i det nya systemet och arbetssättet. Det även vara så att en uppgift på ett ställe behöver ta lite längre tid under en viss period för att verksamheten ska få ut en större effektivitetsvinst någon annanstans och då är det viktigt att informera alla om detta.

Mer om varför hur man byter fakturahanteringssystem finns i Vismas guide Våga byta till modern fakturahantering.