Framtiden kräver ett starkt ekosystem

Samtidigt är företag osäkra på hur digitaliseringen påverkar deras affärsmodell. Risken att bli omkörd av konkurrenter och fastna i gamla system och omoderna affärsmodeller föder rädsla. Vissa företag börjar med att automatisera enklare processer som till exempel resebokningen. Andra tar ett brett grepp och automatiserar allt från indirekta inköp till leasingavgifter. Det finns inget egenvärde i att göra saker manuellt. Alla företag bör ha som målsättning att automatisera så mycket av företagets processer som möjligt och skapa ett gemensamt ekosystem för samtliga betalningar. Ett fulländat ekosystem bygger ytterst på att det finns ett standardiserat globalt nätverk där inköp, försäljning och betalning sammanförs i ett ekosystem.

Många företag kan idag effektivt handskas med sina betalningsrutiner för indirekta inköpt. Fördelen med ett standardiserat system är att det även kan hantera mer komplexa indirekta inköp.

Den samlade kraften
Genom att utnyttja den samlande ­kraften i automatiserade lösningar genom hela ekosystemet av betalningar på en gemensam plattform ökar företag sin kontroll, effektivitet och transparens. Företagets inköpspolicy kan också implementeras i plattformen. Det genererar ett regelverk och garanterar att man exempelvis inte indirekt köper in varor som tillverkats i länder som inte följer mänskliga rättigheter, och gör det enkelt för de anställda att följa företagets inköpspolicy.

Världen går med stormsteg i riktning mot tänkande maskiner där maskininlärning och artificiell intelligens gör att datorer tänker och lär sig som människor. Ett automatiserat ekosystem för betalningar kan delas in i tre steg:

• I befintliga mjukvaror uppdateras automatiskt till exempel: antal, pris och artikelbeskrivningar på varorna som lagts in samtidigt som systemet håller reda på fakturahanteringen. 
• Robotics implementeras för att hantera rutinartade arbetsuppgifter. Människan sätter regler för mjukvaruroboten vilket skapar säkrare, stabilare flöden och minskar risken för fel. 
• Artificiell intelligens och maskininlärning – där datorn på egen hand etablerar regler utan mänsklig assistans. 

Det finns många affärsmässiga fördelar med automatisk ekonomihantering i ett ekosystem: 

• Mjukvaran har tillgång till alla attester som gjorts och uppdateras löpande när ny information om nya fakturor, inköp och processer matas in i systemet.
• Risken för manuella fel minskar.
• Systemet säkerställer att administrationen görs rätt från början.
• Precisionen i processernas alla delar ökar.
• Rutinartade arbeten ersätts med mer värdefulla arbetsuppgifter.
• Mer korrekt data ligger till grund för besluten.

Från papper till e-faktura
Vi har vaggats in i föreställningen att vi verkar i en pappersbaserad process. Men snart ser vi inte fakturor längre. Detta är ett helt nytt angreppssätt som vi måste anamma för att fortsätta vara konkurrenskraftiga. Om vi studerar volymerna vi hanterar idag har pdf-fakturor ökat med 31 procent utan att kunderna egentligen gjort något. Vi spår att inom kort sker ett skifte när e-fakturor blir vanligare än pappersfakturor. I Sverige har Ekonomistyrningsverket föreslagit att den offentliga förvaltningen helt ska gå över till e-fakturering från och med i november 2018. På så vis räknar man med att fram till år 2021 spara 1,7 miljarder kronor. Danmark har redan förbjudit pappersfakturering i offentlig förvaltning och Norge är i färd med att göra det.

Mitt i en utbytesmarknad
Vi befinner oss i en utbytesmarknad mellan skräddarsydda och standardiserade system. De företag som för 20 år sedan köpte ekonomisystem fick ett skräddarsytt system kodat just för dem, något som fungerade bra verksamhetsmässigt men samtidigt innebär stora risker över tid. Det var före molntjänster som SaaS (Software as a service) och standardiserade ekonomisystem fanns tillgängliga. 

Idag vill företag använda ekonomisystem där man enkelt kan göra tillägg och uppdateringar. Nischleverantörer som använder SaaS vinner mark. Vi på OpusCapita började tidigt att leverera våra första SaaS lösningar och har sedan dess bevittnat hur SaaS växt oerhört i volym ur ett globalt perspektiv. Fördelarna med SaaS är uppenbara och inget man som CFO idag har råd att bortse ifrån. 

SaaS programvaran är helt konfigurerbar vilket gör det möjligt för varje person att i ett standardiserat format mata in egna uppgifter, utan att behöva skriva ny kod. Det krävs mindre stöd från interna IT-avdelningen då det ofta inte krävs någon installation och systemen uppdateras kontinuerligt. Det samtidigt som riskmomentet och kostnaden för licenser försvinner eftersom det redan ingår i tjänsten. 

Detta har drivit på utvecklingen globalt i en rasande takt, något vi ser exempel på hos företag som Salesforce. 

Automatiserade processer
En implementering av automatiserade processer och anammandet av ett ekosystem från inköp till betalning, kräver också att företag tar hänsyn till organisatoriska aspekter. Värde skapas genom att dialogen ökar mellan företagets vitala funktioner. Idag saknas ett naturligt samarbete mellan inköpssidan och leverantörssidan. Även om marknadschefen fortfarande önskar att han eller hon kunde skriva slagkraftiga försäljningsbudskap på pappersfakturan, som man vet att alla faktiskt läser – är ett helautomatiserat katalogsystem som skapar uppenbara kostnadsfördelar och effektiviseringar svårt att stå emot, oavsett om du är CFO, CPO, CIO eller CMO. 

En implementering av automatiserade processer och anammandet av ett ekosystem från inköp till betalning kräver:

• Gemensamma mål – Slutmålet och strategiska prioriteringar på vägen dit måste vara gemensamma för att affärsmålen i stort ska kunna uppnås. 
• Gemensamma projekt – Kontakten måste vara löpande. Såväl CIO, CPO och CFO måste samarbeta med varandra vid beslut som kan påverka funktionalitet och resultat. 
• Gemensamma intressen – Företagets ledande befattningshavare inom respektive område måste ha förståelse för och kunskap kring tekniska lösningar och kunna och analysera affärsverksamhetens behov.

Det handlar alltså om en gemensam vision för allt digitalt och automatiserat. Det är ett sätt att garantera att flera sidors erfarenhet och kunnande utnyttjas. Genom att kombinera teknologi, kreativitet och strategisk expertis kommer kundupplevelsen bli bättre och därmed i längden gynna affärerna
Vinnarna är de företag som lyckas införa gemensamma mål, projekt och intressen i den egna organisationen under de närmaste åren och på ett effektivt sätt får teknik, människor och insikter att samverka för att leverera en helhetslösning.

Förstärkt arbetsstyrka
Automatisering bidrar till att repetitiva och rutinartade arbetsmoment reduceras och frigör samtidigt tid för värdeskapande aktiviteter för medarbetare som tidigare utförde motsvarande uppgift. 

Ändå möts ökad automatisering av verksamheten ofta med misstänksamhet. Bland de företag som övervinner rädslan för automatisering ökar dock snabbt motivationen bland medarbetarna. Det visar en internationell undersökning bland 65 företag, som Åbo Akademi University genomfört 2016. I takt med ökad automatisering vågar också företag involvera fler medarbetare i automatiseringsprojekten.

På bara några årtionden har vi gått från 50 timmar ner till dagens 40 timmars arbetsvecka. Det är en positiv utveckling. Det är på samma sätt en positiv utveckling om vi kan ytterliga gå ner i arbetstid med hjälp av automatiserade processer.

Alla företag bör ha som målsättning att automatisera så mycket av företagets processer som möjligt och skapa ett gemensamt ekosystem från inköp till betalning för att optimalt utnyttja möjligheterna som ges i den digitala tidsåldern. Det finns idag inget egenvärde i att göra saker manuellt, utan vi lever i en epok där förändringshastigheten är hög och där kontinuerligt uppdaterade system är en förutsättning för konkurrenskraftig överlevnad.