Shared Services är ett sätt att samla administrativa stödfunktioner som exempelvis ekonomi, personal och it i en särskild enhet. Fördelen är att resten av organisationen då kan fokusera helt på kärnverksamheten.

Gjort på rätt sätt kan det leda till besparingar och effektivare arbete. För det krävs då att Shared Services används som katalysator för att ta bort gamla, föråldrade och byråkratiska processer och samtidigt förbättra och effektivisera dem.

Stefan Löfgren, Försäljningschef på affärssystemsleverantören Unit4, har tittat närmare på vad som behövs för att lyckas med Shared Services och han har i ett blogginlägg sammanfattat sina slutsatser i sju tips:

  • Ha en tydlig vision. Se till att alla, både internt och externt, förstår varför organisationen genomför en gemensam tjänstemodell.
  • Välj rätt tjänst att dela. Se till att det inte finns några grundläggande hinder i form av processer/regler som hindrar er från att dela Shared Services med till exempel olika partnerorganisationer. Många väljer också att starta med de lite enklare back-office funktionerna.
  • Ta en ordentlig titt på siffrorna. Undersök den sannolika ROI. Med ett allt högre tryck på ökad effektivitet är det känsligt med kostnadsbesparingar. Omräknat i jämförbara servicenivåer, till vilket pris bli det mer kostnadseffektivt för andra organisationer att istället göra sina egna infrastrukturer och dela? 
  • Kommunicera. Kommunicera regelbundet, genomför workshops och utbilda personal så att alla är up-to-date med systemet och känner sig bekväma med de val som har gjorts
  • Etablera en stark styrmodell. Se till att alla, på alla nivåer i organisationen vet vem som fattar beslut. På detta sätt tvingas individer och grupper att ta ansvar, det påskyndar beslutsfattandet och i slutändan hjälper det till att nå deadlines i tid.
  • Planera, planera, planera ... och planera lite mer. Det behövs dedikerade och erfarna medarbetare från affärsverksamheten och det är viktigt att låta teknikpartners bidra vid olika tidpunkter. Relationer och överenskommelser som upprättas under planeringsprocessen kommer att vara avgörande för hur du vinner framtida utmaningar.
  • Håll det enkelt. Standardisera så mycket som möjligt och lokalisera vid behov. Sätt upp konkreta mål som är realistiska och kan uppnås innan nästa steg tas.