Bilprovningens stora prövning

Den 1 juli 2010 avskaffades Bilprovningens monopol på fordonsbesiktningsmarknaden och marknaden öppnades upp för konkurrenter. Intresset var dock inte direkt överväldigande. Från första början var det bara ett enda företag som hoppade på och öppnade egna stationer och det gick segt att få in nya aktörer under de första åren.

Så under 2012 bestämde sig regeringen för att råda bot på situationen genom att helt enkelt stycka upp Bilprovningen i tre ungefär lika stora kluster. Ett kluster blev kvar som just Bilprovningen medan de andra klustren lades i två separata bolag som såldes.

Det här var förstås ingenting som skedde över en natt utan på Bilprovningen jobbade man i flera år med att förbereda försäljningen och det tog mycket energi.

– Det var en mycket märklig situation måste jag säga. På ett sätt var det också en väldigt intressant erfarenhet för det är inte många som fått vara med på något liknande. Nackdelen var väl att vi under den här tiden var tvungna att fokusera på hur vi skulle få försäljningen av bolagen att fungera och inte fullt så mycket på vår egen framtid.

Nu var det inte nog med att Bilprovningen blev av med två tredjedelar av sin verksamhet utan man var också tvungen att bistå sina nya konkurrenter att komma igång.

– För att marknaden skulle få en rättvis konkurrenssituation direkt från början beslutades också att vi under en övergångsperiod skulle tillhandahålla våra IT-system till de sålda dotterbolagen. De skulle inte behöva lägga tid och resurser på att initialt till exempel bygga ett fungerande bokningssystem utan de fick använda de system vi redan hade.

IT-tjänster till konkurrenterna

Så ända fram till sommaren 2015 har Bilprovningen tillhandahållit IT-tjänster till sina största konkurrenter (och tidigare ägda dotterbolag) just för att de skulle kunna konkurrera med den egna verksamheten. Nu är det emellertid slut med den saken.

– Det sista steget i den här processen var att vi skulle byta ut vår egen IT-plattform och under 2016 bytte vi ut våra IT-system, allt från bokningssystem och besiktningssystem till ekonomisystem. 2017 blir nu det första året vi inte har några band till ”gamla Bilprovningen” vare sig det gäller sålda dotter­bolag eller gamla IT-system.

Idag finns det nio aktörer på den svenska marknaden som erbjuder fordonsbesiktning och konkurrensen är alltså god. För Bilprovningen gäller det nu att fortsätta omställningen från monopol till att vara en aktör bland många. En omställning som förstås innebär en del utmaningar.

– Vi har gått från att ha 100 procent av marknaden till att ha knappt 30 procent marknadsandel på några år. Det betyder att hela organisationen måste se på verksamheten med nya ögon för att vi ska kunna säkerställa att vi är fortsatt marknadsledande.

Största utmaningen

Den kanske största utmaningen är att skapa en större förståelse och få alla att inse hur viktigt det är med affärsmässighet. När det inte finns några konkurrenter så finns det heller ingen som kan ta några marknadsandelar genom att erbjuda bättre tjänster. I dagens konkurrensutsatta marknad är det en klar risk som Bilprovningen måste kunna hantera.

– Om inte kunden kommer till av oss för att vi inte har öppet på rätt tider eller att vi inte har en ledig tid när de passar kunden kan de gå till konkurrenterna och det blir en missad intäkt för oss. Så en skillnad mot tidigare är att vi måste få alla i verksamheten att tänka än mer affärsmässigt och se på allting genom ”kundglasögon”.

Det har bland annat resulterat i att Bilprovningen engagerat alla medarbetare i en formell utbildning, Kundlyftet, för att de ska veta hur de ska bemöta kunderna i alla lägen. En extra utmaning för Bilprovningen är att kundbemötandet ibland innebär att ge kunderna dåliga nyheter.

Ingen vill väl få en anmärkning på besiktningen och det kan handla om rejäla oförutsedda kostnader för att åtgärda problemen. Här gäller det för Bilprovningens medarbetare att förmedla det större perspektivet.

– Jag tror de allra flesta kunder ändå inser att det viktigaste är att de vet att bromsarna på lastbilen de möter på vägen verkligen fungerar för att en besiktningsman har kontrollerat dem. Presenterar man våra besiktningar ur ett trafiksäkerhetsperspektiv blir det enklare att ta även dåliga nyheter för i slutänden är det ditt liv vi skyddar.

Konkurrensen märks av

Ekonomin är förstås ett annat område där konkurrensen märks av. Marknaden beror ju helt på hur många besiktningspliktiga fordon det finns totalt i Sverige och den marknaden växer endast marginellt varje år. För att ­kunna växa gäller det då att ta marknadsandelar och det kräver investeringar, men också bra kostnadskontroll.

I grunden handlar det om att alla måste förstå verksamheten och vad som kan ge de bästa resultaten.

– Ett exempel är att anställda på huvudkontoret ska besöka någon station och ”gå ner i gropen” som vi säger, det vill säga ta del av besiktningsarbetet. Det betyder att oavsett vad du arbetar med i bolaget så får du besöka stationerna och lära dig hur vi arbetar där för att du verkligen ska se vad det är vår verksamhet går ut på och vad det är vi har att rätta oss efter.

Både ekonomi och IT är till viss del outsourcade. IT-driften och den löpande redovisningen har lagts ut på externa partners likaså lönehanteringen. Något som ställer krav på att kunna kommunicera med dessa partners om vad verksamheten verkligen behöver.

Dessutom ställer det krav på olika delar av verksamheten att förstå hur andras behov kan påverka dem.

– Överlag tror jag att man ska tänka mer i termer av processer än avdelningar. Det finns många beröringspunkter som man kan missa om man bara tänker avdelningar om exempelvis vi på ekonomi sitter i vårt hörn och marknad i sitt utan att prata om vilka gemensamma behov vi har. Här tror jag det finns mycket att vinna och vi försöker jobba mer med fokus på processer.

Ett annat område som Ghita Bergdahl vill jobba mer med är målstyrning.
– Vi försöker mer och mer gå över till att sätta övergripande mål och sedan ger vi verksamheten frihet att bestämma hur de ska nå dessa mål.

Omgärdas av regler

Nu går det inte att genomföra vilka förändringar som helst. Besiktnings­branschen omgärdas av regler för hur besiktningarna ska gå till, vad som ska ­kontrolleras, hur kvaliteten ska säkerställas med mera. Det här är saker som regleras av Transportstyrelsen.

Transportstyrelsen är den myndighet som utformar regler för fordonsbesiktningsverksamheten. Myndigheten kontrollerar att besiktningsverksamheten fungerar väl med avseende på trafiksäkerhet, miljö, prisutveckling, teknikutveckling och tillgänglighet. Dessutom måste alla besiktningsföretag vara ackrediterade av Swedac som är ett nationellt ackrediteringsorgan.

Inga besparingar eller förändringar som kan äventyra trafiksäkerheten får komma i fråga.

Istället gäller det att hitta besparingar på andra ställen och här kan den nya IT-plattformen vara till stor hjälp där olika systemstöd underlättar det dagliga arbetet på stationerna.

Bilprovningen är ett helägt statligt bolag och kraven är rätt högt satta. Bland annat finns det ett avkastningsmål på åtta procent över tid. Något företaget har lyckats klara de flesta år, med undantag för i fjol då övergången till den nya IT-plattformen innebar en stor engångskostnad.

Jämfört med branschen i övrigt så ställer staten också högre krav på vilka redovisningsregler som ska tillämpas.

– Vi styrs som om vi vore ett börsbolag med alla krav som börsbolagen har på sig. Det är bara en av våra konkurrenter som är börsnoterad så på så sätt har vi högre krav på oss än de flesta av våra konkurrenter när det gäller vilka redovisningsregler som gäller.

Svårt än så länge
Normalt kan ett företag jämföra sig med sina konkurrenter för att se hur bra det går, men det är svårt än så länge i besiktningsbranschen.

– Branschen är fortsatt i stark förändring så det är svårt att direkt jämföra vår verksamhet med konkurrenternas. Vi arbetar med styrkort för att mäta att exempelvis lönsamhet, kvalitet, kundnöjdhet och medarbetarnöjdhet ligger på den nivå vi menar att vi behöver uppnå för att kunna säkerställa att vi är marknadsledande.

Nu när det inte finns några band kvar till konkurrenterna är målet helt klart att fortsätta att vara marknadsledande och det märks bland annat på att Bilprovningen öppnat nya stationer. Tre stationer öppnades i fjol och fler ska öppnas i år samtidigt som den allmänna expansionstakten i branschen mattats av.

Ghita Bergdahl har nu arbetat på Bilprovningen sedan 1999. Först som affärs­controller och sedan två år tillbaks som CFO. Innan dess var hon Head of Finance & Adminstration på ett forskningsinstitut och har jobbat på internationella företag.

Det som lockade med Bilprovningen var bland annat att få komma till ett företag som också var moderbolag.

– Att jobba på ett dotterbolag till ett internationellt bolag innebär att hela verksamheten är styrd från en annan plats och man mest bara implementerar deras idéer. Bilprovningen är ett stort företag där jag får vara med och bestämma hur verksamheten ska utvecklas och det är väldigt roligt.

Hon har heller inga planer på att söka sig någon annanstans i brådrasket.

– Jag trivs väldigt bra med mina arbetsuppgifter, mitt team och den övriga ledningen. Dessutom arbetar jag väldigt bra med vårt revisionsutskott. Och så tycker jag om att arbeta för ett företag som gör samhällsnytta och det gör vi med vårt trafiksäkerhetsarbete. Så jag har hittat helt rätt tycker jag.