Jag får ibland frågan hur vi på Compass kan fortsätta att tjäna pengar - andemeningen verkar vara att "när ni hjälpt ett bolag att bli effektivt, så behövs ni ju inte mer". Inget kan vara mer felaktigt.

Att det går att vässa även en riktigt välskött verksamhet visar en studie som vi nyligen genomfört för ett stort globalt energibolag. De ville veta hur de låg till jämfört med de bästa konkurrenterna ifråga om ganska basala saker, som infrastruktur och servrar, i sin it-drift. En första analys visade att de var i världsklass. Absolut i topp. Huvudet högre än de bästa konkurrenterna. De var jättebra på att fördela driften optimalt på sina servrar. De var superduktiga på att förhandla fram bra service- och underhållsavtal med sina mjukvaruleverantörer. De hade lyckats standardisera sina processer globalt vilket lett till väldigt hög produktivitet. De hade satsat på feltolerant hårdvara vilket också gav hög tillgänglighet och låga underhållskostnader. Allt var i toppklass.

Ändå visade studien att de skulle kunna sänka sina kostnader med nästan en kvarts miljard kronor per år, eller nästan en fjärdedel av budgeten.

Var låg dessa besparingsmöjligheter och lurade? Litet överallt. Den enskilt största besparingspotentialen handlade om hur företaget organiserade sin personal, särskilt ifråga om driften av servrar och nätverk. Detta är alltså en global organisation och det visade sig att det fanns ganska mycket redundans - folk satt och gjorde ungefär samma saker på olika ställen i organisationen, när mycket av det arbetet kunde utföras centralt. Genom att införa en ny modell för hur man levererar det arbete som verksamheten behöver, tillsammans med en omskiftning av resurser så att man inte satt med outnyttjade resurser, kunde de spara över 40 procent av de 250 miljoner kronor man identifierat som en årlig besparingspotential.

Ett annat område som hade stor effektiviseringspotential handlade också delvis om geografiska aspekter. Bolaget i fråga hade både Unix- och Wintelmiljöer, men dessa var utspridda litet hur som helst. Om man istället koncentrerade de olika servermiljöerna regionalt, så att man exempelvis körde bara Wintel i en region och bara Unix i en annan - så kunde man spara nästan 30 miljoner kronor per år.

Virtualisering innebär att man kan köra flera olika sorters system på samma hårdvaruplattform samtidigt. Ett smart utnyttjande av denna teknik visade sig kunna sänka bolagets kostnader med ytterligare cirka 15 miljoner kronor per år. Ytterligare besparingar kunde identifieras genom smartare sätt att hantera och schemalägga underhåll och optimering av hårdvara. Bättre stöd för felsökning av nätverk och uppgradering av de nät som knyter ihop bolagets alla geografier gav också lägre driftskostnader och därmed ytterligare besparingar.

Många av dessa besparingsmöjligheter är sannolikt obegripliga för en genomsnittlig CFO i ett globalt storföretag och än mer så för en CFO eller ekonomichef i ett vanligt svenskt medelstort bolag. Och det är verkligen synd. För det finns alltid en rejäl besparingsmöjlighet i organisationen, hur bra den än är.

Det kanske kunde vara lönt att sätta sig med bolagets CIO eller IT-chef över en kopp kaffe och börja diskutera vad man skulle kunna spara. Dom pengarna skulle man ju kunna använda till något verkligt nytt och verksamhetsstödjande, som verkligen ger konkurrensfördelar.

Om skribenten: Anders Snihs är vd för Compass