Jag vet att det inte är populärt att lägga sig i andras arbete. Men en stor organisations CIO har stort inflytande över bolagets prestanda, så hur han eller hon sköter sitt jobb är väldigt viktigt även för CFOn. Ett stort företags IT-budget är jättestor.

Jag tycker att man ska se it-budgeten som ett sätt att förklara och förankra vart verksamheten är på väg och vad som krävs för att nå uppsatta mål. Här är åtta tips som kan göra det lättare för CIOn att göra detta.

1. Ta reda på vad som behöver göras. Det låter enkelt, men är i själva verket väldigt komplext. Teknikskiften kan driva kostnader på ställen som kan vara svåra att förutse. Uppdateringar av mjukvara eller implementering av nya system leder i stort sett alltid till att även hårdvaran måste uppgraderas, vilket kostar pengar. Ibland är det bättre att sitta still i båten och låta bli en uppgradering.

2. Engagera verksamheten. Den CIO som verkligen lyssnar på verksamheten och kartlägger dess behov och önskemål kan sedan enklare få respekt för att alla inte kan få de system som dom vill ha. I alla fall inte samtidigt. En tydlig och öppen prioritering av olika verksamheters behov av nytt verksamhetsstöd är svår att käfta emot.

3. Inför ett tydligt sätt att debitera verksamheten vad IT-stödet kostar. Då får verksamheten bättre kontroll över sina kostnader och kan själv fundera över om olika moderniseringar går att räkna hem. Se till att ge verksamheten så tydlig information som möjligt om vad olika delar av it-leveransen kostar – gärna nedbrutet så att verksamheten kan se vad det exempelvis kostar att ha help desk dygnet runt snarare än bara under kontorstid.

4. Mät och följ upp it-verksamhetens prestanda. Skaffa extern hjälp som på ett entydigt sätt kan ta reda på hur effektiv er organisations it är i relation till andra, jämförbara verksamheter. Och se till att studien görs så relevant som möjligt för verksamheten. Alla begriper att du sköter ditt jobb riktigt, riktigt bra om det kostar 200 kronor att producera en faktura i din organisation, när referensföretagens fakturaproduktion kostar 500 kronor. Visar du dig villig att benchmarka för att ständigt utvecklas blir det mycket lättare att få loss pengar till nya projekt. Personerna som måste skriva på får helt enkelt större förtroende för dig.

5. Mät och följ upp också vilket värde it hjälper till att skapa.
Detta är så klart svårare, men kan du svart på vitt visa att en viss lösning kan minska handläggningstid med X timmar, minska utskrifter med 90 procent, öka antalet bokade kundmöten med 15 procent eller något sådant - så är det klart enklare att få budget för lösningen ifråga.

6. Lär verksamheten att spara. Samtidigt som it hela tiden blir billigare och mer effektiv kan de totala kostnaderna ändå öka. Anledningen är förstås att konsumtionen av it ökar. Diskpriserna går ned, men det är lätt att skapa så mycket mer information att den totala lagringskostnaden ändå ökar. Detta måste man lära verksamheten att förstå. Bästa sättet är att sätta olika prisnivåer (se tips nummer 3), där man helt enkelt säger att "vill du nödvändigtvis spara 3 år gamla avtal på disk istället för på band eller optisk lagring så kostar det 10 kronor per avtal snarare än 1". Verksamheten lär sig snabbt, åtminstone om du infört ett system där it debiterar verksamheten efter användningsvolymer.

7. Skryt om lyckade projekt! De flesta stora it-projekt upphandlas efter att man gjort en ordentlig utredning om behovet och satt upp mål för vad man vill uppnå. Men hur ofta följs det upp? Gör en ordentlig genomlysning och se till att så många som möjligt får reda på när ett projekt lyckats riktigt bra. Det skapar förtroende och gör det lättare att få igenom andra projekt.

8. Be om hjälp. Se till att skapa extern vidimering av att dina projekt faktiskt är framgångsrika. Risken är rätt stor att din ledning helt enkelt inte tror dig om du bara hävdar själv att "jo, vi sparar mycket pengar på systemet X". Om it är outsourcad så måste du se till att ha styrning på plats om gör det möjligt att tydligt och opartiskt redovisa kvalitet likväl som kostnader.

Om skribenten: Anders Snihs är vd för Compass.